Enganei-me a passar uma fatura. E agora?

Acontece mais facilmente do que se espera: basta um engano do próprio cliente ou uma desatenção de segundos para emitir uma fatura com informação errada. E agora, como proceder à retificação sem entrar em incumprimento legal?

Evite, antes de mais, a tentação de anular o documento de forma precipitada. Apenas poderá anular uma fatura caso ainda não a tenha enviado ao cliente. Se assim for, mantenha sempre a fatura anulada em arquivo.

Fica ainda o aviso: nunca poderá alterar os dados de uma fatura já emitida.

Só se apercebeu do engano após envio da fatura ao cliente?

Nesta situação, não considere a anulação da fatura como opção, uma vez que pode originar discrepâncias entre a sua faturação e os registos do seu cliente.

O procedimento indicado pela Autoritária Tributária (AT) em caso de engano é simples: “deve proceder-se à emissão de uma nota de regularização (crédito/débito), pela mesma via, a retificar a fatura, posteriormente deve-se emitir uma nova fatura, para substituir a anterior”. Ou seja: deverá emitir a nota como documento complementar que retifica a fatura, demonstrando que o montante devido não foi recebido.

Em resumo, depois da emissão de uma fatura com erros:

Passo 1: Emissão de nota de regularização, associada à fatura errada

Passo 2: Emissão de nova fatura, já preenchida corretamente.

O que é uma nota de regularização?

As notas de regularização permitem retificar faturas emitidas e, desta forma, resolver enganos nos dados do cliente, taxas de IVA e montantes. Pode emitir dois tipos de notas de regularização:

  • Nota de débito: só deve ser emitida quando não foi aplicado IVA na fatura ou quando a taxa de IVA aplicada foi inferior à devida;
  • Nota de crédito: serve para anular parcialmente ou totalmente uma fatura, acertando os valores com o cliente. É, por isso, a retificação preferencial para substituir a maioria das faturas enganadas (basta emitir uma nota de crédito com o montante da fatura em causa, para “acertar contas”), exceto nos casos específicos em que se aplica a nota de débito.

Depois da nota de regularização, emita uma nova fatura com os dados corretos. Caso tenha faturado um valor excessivo, basta emitir uma nota de crédito com o excedente – sem necessidade de emitir uma nova fatura.

As notas de regularização não podem ser emitidas isoladamente, pelo que tem sempre de as associar à fatura original (série e número). Utilize as Observações para descrever o motivo que o levou a fazer uma retificação.

Como proceder no Drive FX?

O software online de gestão Drive FX permite-lhe agilizar a emissão das suas faturas e retificar enganos em instantes, de forma intuitiva.

Precisa de anular uma fatura que ainda não enviou ao cliente? Basta escolher a fatura em causa e, nas Ações relacionadas, definir “Anular Documento”. A fatura permanece no arquivo geral, mas claramente identificada como anulada.

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Para emitir uma nota de crédito ou débito, o processo é semelhante: escolha a fatura que quer retificar e aceda a Ações. Depois, basta escolher a nota de regularização adequada (crédito ou débito). E o melhor? A nota já vem pré-preenchida com informação da fatura, poupando-lhe tempo na emissão do documento.

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