Tudo o que precisa para se tornar mais produtivo

Toda a gente quer ser mais produtivo, sobretudo no que diz respeito ao trabalho!

Deixamos-lhe algumas das formas, baseadas na ciência, para se tornar mais produtivo ainda hoje! 

#1 – Pare com o Multitasking.

Quando tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo, fazemo-las todas mais devagar e cometemos mais erros.

Apesar de a economia estar a melhorar ligeiramente espera-se que os trabalhadores façam mais com menos, o que acaba por levar a que recorram constantemente à “solução” do multitasking. Por muito tentador e eficaz que isto possa parecer a curto prazo, a longo pode vir a ter consequências terríveis para o trabalhador e para a sua produtividade.
Estudos realizados indicam mesmo que a produtividade pode ser diminuída até 40% pelos “bloqueios mentais” provocados pela troca frequente de tarefas.

Ficar offline quando estiver a tratar de trabalhos que exijam foco é essencial para não se distrair e prejudicar a qualidade do trabalho produzido. A internet, as redes sociais e o email são todos elementos que prejudicam a produtividade.

#2 – Não trabalhe fora de horas.

Está comprovado que se diminuir o seu trabalho diário de 10 para 8 horas a sua produtividade aumenta.

Na grande maioria das empresas a produtividade e a lealdade são medidas pelas horas que um empregado perde “a trabalhar” na sua secretária. Julgar estes fatores pelas horas de trabalho é a atitude errada a tomar, já que na verdade, em vez de trazer resultados positivos, o trabalho excessivo diminui a performance e causa problemas mentais e físicos.

Uma boa forma de gerir o seu tempo de forma a não sentir que precisa de trabalhar “horas extra” é prioritizar. Atire-se primeiro à tarefa de que menos gosta! Isto vai encorajá-lo a trabalhar eficazmente, de forma a chegar até às tarefas que mais gosta.

#3- Tente receber luz natural!

Os trabalhadores que se sentam perto de uma janela têm menos tendência a sofrer de um tipo de depressão relacionado com a mudança de estação (Seasonal Affective Disorder) e têm taxas de absentismo mais baixas.

É importante que torne o seu espaço de trabalho produtivo. Um ambiente com uma temperatura agradável e com a presença de luz natural torna-nos mais felizes e mais produtivos, numa diferença de quase 15%. A verdade é que muitas pessoas podem não ter este “luxo” de se sentarem a uma janela, mas é por isso que é importante que tentem, pelo menos, levantar-se e ir à rua o maior número de vezes possível.
O simples facto de recebermos luz natural de uma janela leva a que tenhamos uma melhor noite de sono, que o regresso ao dia de trabalho seja mais fácil e mais produtivo.

#4- Aprenda a dizer que não.

Em vez de trabalhar excessivamente deve focar-se nas tarefas que são prioritárias e que produzem mais resultados. O resto, a não ser que seja crucial ser feito por si, delegue.

Para ter um melhor retorno do seu investimento de tempo em tarefas é necessário priorizar e manter-se extremamente focado. O mais provável é que não lhe vá ser possível concretizar tudo da sua “to-do list” e a verdade é que toda a mais pequena interrupção vai custar-lhe tempo. Aprenda a dizer que não às coisas que não têm um retorno significativo para si e foque os seus esforços onde sabe que vai fazer a diferença.

#5 – Não seja um perfecionista!

Esqueça a perfeição. Faça as coisas. Se estiver sempre preocupado em fazer as coisas de forma perfeita, a maioria das tarefas nunca vai ficar completa.

São vários os estudos que indicam existir uma correlação entre o aumento do perfeccionismo e a diminuição da produtividade. Ao focarmo-nos demasiado no cumprimento de uma tarefa na perfeição acabamos por descorar tudo o resto que temos para fazer e o volume dos resultados que conseguimos produzir torna-se muito inferior.
Foram ainda encontradas inúmeras ligações entre o perfeccionismo e certas doenças relacionadas com a saúde mental, tal como a depressão, ansiedade, dependência de drogas e aumento do risco de suicídio. Ligações com problemas físicos também são uma realidade: a asma, enxaquecas e a síndrome do intestino irritável. Isto está certamente relacionado com a quantidade de stress que os perfecionistas colocam sobre si próprios.

É um perfecionista? Então precisa de aprender a relaxar e a “largar” certas as coisas, ou então é muito provável que acabe por ter um breakdown mental. Prioritize. Faça todos os dias uma lista do “Tenho”, “Devo” e “Quero” fazer, para definir o que é mais importante tratar em cada dia.

#6 – Tire tempo para pensar!

O descanso ajuda o nosso cérebro a processar melhor a informação, a ser mais criativo e a formar memórias “estáveis”.
Tire férias e abstraia-se. Por cada 10 horas de férias a sua performance aumenta, no regresso, em 8%.

Num estudo americano feito durante 4 anos, investigadores monitorizaram os hábitos de trabalho dos empregados da Boston Consulting Group. Nesta experiência os consultores da empresa agendavam uma noite por semana dedicada ao tempo pessoal, sem interrupções, mesmo que estivessem habituados a trabalhar a partir de casa à noite.

Toda a gente na equipa resistiu a esta nova dinâmica ao início, pensando que estariam apenas a perder tempo de trabalho. Com o tempo, os consultores aprenderam a gostar verdadeiramente deste “tempo livre” no seu horário e a perceber que isto não só os “refrescava”, como os punha com mais vontade de trabalhar, o que os tornava mais produtivos no geral. Depois de cinco meses estes mesmos empregados a estavam mais satisfeitos com o seu trabalho, com uma maior visão de futuro na empresa a longo prazo, mais satisfeitos com o seu balanço pessoal-profissional e mais orgulhosos das suas conquistas.

#7 – Vá dar um passeio!

Está comprovado que se descomprimir um pouco, se levantar da cadeira e “andar” aumenta a sua capacidade de “resolver problemas” e a sua criatividade.

Passar o dia inteiro enfiado numa secretária no seu trabalho tem consequências graves na sua saúde. Estar sentado tem sido chamado de o “novo fumar” e por isso são cada vez mais as campanhas, sobretudo no ambiente laboral, a incentivar as pessoas a levantar-se e a andar um pouco a cada 30 minutos.

Uma boa solução, ainda que algo “alternativa”, são encontros ou reuniões de trabalho a andar porque o tornam mais criativo e o tiram do seu contexto habitual, o que o ajuda a fazer surgir novas ideias.

Tente trabalhar em ambientes diferentes, experimente cafés, parques, entre outros. Encontre lugares onde se sinta mais confortável, mas não fique confinado a apenas um lugar.

#8 – Durma uma sesta!

Está comprovado que dormir uma sesta (ainda que curta) o torna mais atento e produtivo quando acordar. Por isso durma o suficiente, faça exercício e coma de forma saudável, de forma a potenciar ao máximo o seu bem estar diário.

As sestas, como qualquer outro momento de pausa, “recarregam” o nosso cérebro, o que é perfeito para combater a quebra de energia pelo qual todos nós passamos, sobretudo à tarde. Muitas empresas “progressistas” têm mesmo locais destinados a sestas, nos seus escritórios, porque compreendem o valor que o bom descanso dos seus trabalhadores tem na sua produtividade.

Por cada hora e meia de sono perdidas a sua atenção diária diminui em 32%.

#9 – Trabalhar em “Sprints”!

Trabalhar por sprints de 90 minutos seguidos, com um intervalo de 20 minutos entre eles, aumenta a nossa produtividade em 16% e permite-nos estar mais concentrados e ter mais energia. Chama-se a isto Técnica de Pomodoro: dividir uma tarefa grande em curtos períodos de tempo, intervalados por pausas, de forma a aumentar o seu focus e a produtividade!

A verdade é que, independentemente do cansaço que sentirmos, muitos de nós vão pegar em mais um café ou dois para conseguir continuar o dia, sem fazer qualquer pausa. Esta é exatamente a forma errada de encarar o trabalho.

É preciso tirar tempo para descansar e recuperar, mesmo que sejam períodos muito curtos, para poder voltar frescos e recarregados para continuar. Faça pausas regulares. 20 a 25 minutos são mais do que suficientes! Isto vai levar a que se sinta muito melhor, mais focado e com energia, quando voltar e que assim consiga fazer muito mais em menos tempo.

86% dos empregados dizem que fazer pausas os torna mais produtivos.

Comece a ser mais produtivo ainda hoje! Ponha em prática as dicas que lhe apresentamos em cima e sirva-se de um software de gestão para ter maior controlo sobre o que ainda tem para fazer e até quando!