Preparado para poupar tempo na faturação das suas avenças?

No seu negócio tem de emitir faturas iguais todos os meses? Ou em iguais períodos temporais?

Todos os meses é obrigado a olhar para aquele lembrete “Não esquecer de enviar fatura ao cliente daqui a 15 dias”, ou “no dia 2 de cada mês emitir fatura para aquele cliente”?

Pois a agitação do dia a dia não está para lembretes e muitas vezes deixamos escapar coisas importantíssimas, como por exemplo, emitir faturas no dia certo.

Com o Drive FX poupe tempo e preocupações em todo o processo de faturação, até quando se tratam de 100 avenças em simultâneo!

Mas primeiro de tudo… O que é uma Avença?

No fundo, é um contrato de prestação de serviços que fatura em prestações sucessivas e de carater periódico. Todos os meses, naquele dia, é emitida uma fatura com aquele valor para determinado cliente/entidade.

 E o Drive FX tem uma funcionalidade que facilita este processo?

Claro que sim. A funcionalidade tem o nome de Avenças e está disponível logo a partir do nosso Plano Grow.

Vamos então introduzir uma Avença?

1. Aceda à sua aplicação Drive FX e no Menu Lateral aceda a Vendas - Avenças.
Avenças 1
2. Introduza uma nova Avença e Preencha os Campos de cliente.
Avenças 2

Validade inicial e validade final – Este campo vai definir quanto tempo vai estar aquele contrato em vigor. Estas datas deverão representar o tempo em que o valor de faturação aqui definido for válido.

3. Detalhes - Introduza aqui os artigos a faturar para o cliente.
Detalhes avenças

Designação – Por defeito a aplicação introduz a designação “De #IniDatePeriod# a #EndDatePeriod#”. Porquê? Esta designação é aqui colocada para que sirva de exemplo do que deverá ser colocado na descrição – chamam-se a estas espécies de códigos “Variáveis”.

Estas variáveis permitem precisamente descrever os serviços faturados e evitar quaisquer dúvidas quando emitidos vários artigos de um mesmo serviço numa única fatura, por exemplo.

Esta variável não foi escolhida por acaso, aliás, há quem nem acredite em coincidências. Do lado do Drive FX foi escolhida esta variável porque para além de servir de exemplo, é uma variável universal. Qual periodicidade tem um período de inicio e um período de fim, seja ela qual for. Desta forma, este exemplo nunca irá comprometer.

Atenção – Qualquer linha com artigo preenchido “Referência” vai sempre assumir automaticamente a descrição/designação do próprio artigo.

Assim, se pretender utilizar variáveis nas novas linhas preenchidas, terá sempre de introduzir o artigo primeiro e depois as variáveis, conforme apresentamos em baixo.

Variáveis disponíveis:

#Year# – Ano do período a ser faturado;
#Month# – Mês a que corresponde o período a ser faturado;
#Week# – Semana do ano a que corresponde o período a ser faturado;
#IniDatePeriod# – Data inicial do período a ser faturado;
#EndDatePeriod# – Data final do período;
#IniYearPeriod# – Ano inicial do período a ser faturado;
#EndYearPeriod# – Ano final do período;
#IniMonthPeriod# – Mês inicial do período a ser faturado;
#EndMonthPeriod# – Mês final do período;
#Contract# – Indica o número da Avença;
#Subject# – Indica o resumo da Avença.

4. Periodicidade e Pagamentos

1. Defina como pretende faturar selecionando com “Sim” ou “Não” a primeira questão colocada “Usa faturação antecipada?”.

E que opções existem?

Antecipada – pode começar a faturar a avença na data inicial de validade
Postecipada – apenas pode começar a faturar a avença na data final de validade

2. Defina a Periodicidade da Faturação:

Anual – A faturação da avença ocorre uma vez por ano.
Mensal – A faturação da avença ocorre uma vez por mês.
Semanal – A faturação da avença ocorre uma vez por semana.

2. Determine o Número de Ocorrências.

No fundo, “ok, temos periodicidade semanal, mas e de quantas em quantas semanas quer enviar a faturação?”

Por exemplo: Se definir periodicidade Semanal e 2 ocorrências, na prática está a definir que a faturação da avença será efetuada quinzenalmente.
Se definir a periodicidade mensal e 6 ocorrências, significa que a faturação será efetuada semestralmente.
Se definir a periodicidade para anual e uma ocorrência, significa que a avença será faturada uma vez por ano.

5. Emissão de Avenças

1. Aceda ao ecrã Avenças e clique Assistente de Faturação de Avenças.

Aqui vai preparar tudo para emitir as Avenças, e o melhor? Pode emitir várias Avenças, de diferentes clientes, em simultâneo.

2. Defina os Tipos de Documentos a Emitir – Fatura Simplificada, Fatura ou Fatura/Recibo.

3. Preencha a Data de emissão – Com que data pretende que as faturas sejam emitidas.

Como qualquer documento de faturação temos aqui que respeitar as regras gerais de faturação que só permitem faturar documentos com data de 7 dias para trás.
Não se esqueça também que, pelos mesmos motivos, não pode emitir um documento de faturação datado de dia 15 se por sua vez já enviou uma fatura datada de dia 17.

4. Por faturar até – Escolha qual a data até à qual pretende “hoje” emitir os documentos de faturação.
Pretende emitir só as faturas de hoje? Então basta manter a data igual à de emissão. Pretende emitir as faturas até ao final do ano? Da mesma forma, basta colocar a data 31/12/2017 neste campo.

5. Escolha o Tipo de Agrupamento:

Documentos separados – Vários serviços prestados a um mesmo cliente são emitidos separadamente. Exemplo: Ginásio. O cliente tem um plano de fortalecimento anual e pretende receber uma fatura do serviço de Personal Trainer e uma fatura do serviço de Consulta de Nutrição em separado.

Agrupado por cliente – Vários serviços prestados a um mesmo cliente faturados num único documento de faturação. Exemplo: Ginásio. O cliente tem um plano de fortalecimento anual e pretende receber somente uma fatura que indique todos os seus “gastos” em ginásio em cada período.

Agrupar por avença – Quando pretende juntar todos os períodos por faturar num único documento de faturação. Exemplo: Ginásio. Se o cliente começar agora as aulas com o Personal Trainer terá um desconto e só pagará ao fim de 3 Meses. Ora, quando chegar o dia será emitida uma fatura com os 3 meses que passaram.

À medida das escolhas, a lista vai sendo filtrada. Ainda assim, caso a lista seja ainda muito extensa, pode sempre filtrar consoante novos parâmetros, clicando na lupa apontada a verde.

Configuração Assistente avenças

Neste ecrã de Configuração de Avenças somente vão aparecer as avenças que estiverem elegíveis para pagamento ao dia “de hoje” e que obviamente ainda não tiverem sido enviadas.

6. Clique em Avançar e terá a lista de todas as faturas selecionadas, por Periodicidade e Cliente.
Cliente Assistente de faturação de Avenças
7. Marque as faturas e Clique em Emitir
Avenças Mensagens
Assistente de Avenças - Emitir
8. Pode agora enviar as faturas por email ou descarregar para PDF
envio de email avenças

Repare ainda que os emails também são enviados em simultâneo e que o próprio sistema lê qual o destinatário correto de cada documento.
Não tem de perder tempo a enviar faturas avulso, nem de se preocupar com o facto dos documentos chegarem ao destino errado. Nós tratamos de tudo.

9. Se clicar em Emitir Novamente

Será redirecionado para o ecrã de Configuração – Painel de Avenças. E os documentos de faturação que acabou ainda agora de emitir já não estão aqui registados.  Por sua vez, quando acede ao ecrã de Faturas já tem lá os registos das faturas que acabou de Emitir, conforme habitual.

E agora… Depois de saber como funciona todo o processo de emissão de uma avença, vamos personalizar a terminologia para a adaptar totalmente ao seu negócio.

Se sou um ginásio ou uma escola, porque não dar o nome de Mensalidades, por exemplo?

Muito simples!

1. Aceda à sua aplicação Drive FX, Menu do lado direito e depois – Configurações, Aplicação, Parâmetros.
Configurações e Parametros
2. Navegue até ao parâmetro Avenças e agora basta Editar as nomenclaturas e Gravar.
Avenças nos parametros
Avenças passam a mensalidades
3. Se lhe der a informação de reiniciar o programa, é normal. Basta certificar-se com todos os utilizadores que não se perderá informação importante e pode reiniciar.
4. E quando regressar, terá todos os ecrãs de Avenças denominados de Mensalidades (ou do que pretender, no exemplo, Mensalidades).
Já são mensalidades no Drive