O Software de Gestão que vai crescer com o seu negócio

“Fazer crescer o negócio” é um objetivo algo vago, mas que se torna essencial para donos de pequenas empresas. Mesmo sem um plano detalhado de crescimento, um negócio que cresce irá, naturalmente, tornar-se maior.

Ao mesmo tempo que um negócio cresce e angaria mais clientes, vai necessitar de aumentar o número de funcionários. No entanto, para conseguir contratar mão-de-obra deverá obter um grande fluxo financeiro.

Por mais complicadas que as coisas possam parecer no início de um negócio, o panorama pode ficar ainda mais complexo quando a quantidade de dinheiro e despesas aumenta.
Felizmente, existem várias soluções quando se trata de simples software de contabilidade para pequenos negócios. Todas elas com o objetivo de simplificar o processo de crescimento.

Faça você mesmo a contabilidade

Quando a contabilidade começa a tornar-se mais complexa, o instinto é contratar um profissional especializado.

Em muitos casos é a escolha certa. No entanto, para muitas empresas, o orçamento não é suficiente para adicionar outro funcionário. A última opção é ser você a tratar a sua contabilidade ou dividir a tarefa por vários colaboradores.
Esta estratégia traz alguns inconvenientes e o principal é a possibilidade de erro humano. De acordo com o AccountingWeb, 27.5% dos profissionais encontram erros em dados trabalhados manualmente.

Muitos dos problemas detetados resultam de mau uso do software: as estatísticas mostram que 17% dos erros acontecem depois de o utilizador ter apagado fórmulas Excel e 13% devem-se a cálculos mal feitos fora do software.

O Excel tem vários benefícios, mas não é suficiente para realizar o balanço, controlar despesas, inventário e salários. Não é um programa intuitivo o suficiente para agregar todas estas funções, sem terminar com um erro.

O software especializado em contabilidade, por outro lado, é construído para facilitar a introdução de dados e reduzir o erro humano, através da automatização de tarefas. Além disso, se colocar todos os números no software, irão aparecer menos erros – que facilmente poderiam ocorrer com informação tratada à mão.

Tempo é dinheiro…saiba usar os dois

Se o seu pequeno negócio já está a disparar em todas as direções, poderá parecer impensável assumir o cargo de CFO, ao mesmo tempo que já exerce o de CEO.

O software de gestão online oferece, muitas vezes, a possibilidade de listar vários utilizadores, permitindo uma partilha de informação muito mais rápida e simples. É possível passar tarefas a qualquer pessoa da sua equipa, em qualquer lugar, em vez de ter que andar a correr atrás de toda a gente para perceber quais foram as despesas da empresa naquela semana.

Sobre poupar tempo…
De acordo com dados do Nucleus Research, usar um sistema de base na cloud leva a um aumento de 170% no Retorno sobre Investimento. De onde vem este retorno extra?
O estudo refere cerca de 500 horas poupadas na introdução manual de dados, 28.262 mil euros salvos em custos de manutenção e o benefício de não ter que contratar novos funcionários para a contabilidade.

A tendência? Usar software de gestão na cloud, que o pode ajudar a poupar dinheiro através da redução do erro humano e da quantidade de tempo passado a verificar números – conseguindo rentabilizar esse tempo a gerir, de facto, o negócio.

Aumento o software com o seu negócio

Uma das maiores vantagens de usar software cloud é o grau de escalabilidade que lhe é permitido. Se necessitar de criar um software na sua empresa, a primeira coisa a fazer é encher uma sala de hardware, contratar um departamento de IT e continuar a pagar-lhes para manter todo o equipamento comprado.

Além disso, surge o custo adicional do software. Por outro lado, os sistemas de base na cloud eliminam todos esses gastos iniciais. O hardware está todo localizado fora da empresa e a maioria do custo com o software apenas aparece mensalmente.
O pagamento é, assim, distribuído de uma forma muito mais acessível para empresas que não possuem grandes quantidades de dinheiro disponível.

Adicionalmente, a falta de salas de servidores no local significa que o programador é aquele que fará a manutenção do software – as contas da luz e o departamento de IR podem diminuir muito.
Além disso, o facto de o software estar localizado na internet significa que não terá que estar no escritório para poder aceder a todos os dados.

Na verdade, a quantidade de potenciais funcionários é muito maior, porque poderá contratar qualquer pessoa, em qualquer parte do mundo. Poderá, inclusivamente, encontrar funcionários que cobrem menos dinheiro e façam um melhor trabalho, mas que vivam do outro lado do mundo.

Uma boa forma de olhar para a implementação de novo software de contabilidade é vê-lo como uma aposta num funcionário especializado. À medida que o negócio cresce irá ter, com certeza, necessidade de contratar mais pessoas.

Felizmente, aproveitar os avanços da tecnologia em software de gestão na cloud pode ajudá-lo a aumentar o seu negócio com sucesso e custos diminuídos.