Não compre gato por lebre: a importância do trial na escolha do seu software de gestão

Colocar a tecnologia a favor da resolução de problemas é o real objetivo das empresas quando decidem investir num software de gestão. Mas como eleger aquele que melhor se adapta ao seu negócio? A resposta é “testando diferentes soluções”.

Escolher uma solução capaz de aumentar a competitividade e melhorar a qualidade dos serviços prestados pela sua empresa não é uma decisão que possa ser tomada de ânimo leve, já que exige muita ponderação. Dado o nível de investimento que a aquisição de um software de gestão implica, não é suposto mudar de software como quem muda de camisa, fundamentando a necessidade de alteração com a inadaptação ao negócio. É por isso que antes de assumir uma relação – que se espera duradoura – com aquele que é suposto vir a o seu braço direito no negócio, convém que acredite piamente nela.

Uma vez que o software de gestão vai ser um verdadeiro centro de operações – constituindo um núcleo e um esquema funcional de organização administrativa –, dependendo dele o exemplar funcionamento da empresa, é essencial que reúna quatro características chave:  seja fiável, robusto, funcional e seguro.

Feita uma análise crítica à empresa, com a ponderação das razões que o vão levar a adotar uma solução de software, há que converter os objetivos empresariais em características, e, a partir daí, definir os requisitos funcionais, técnicos e operacionais para a solução – que não são mais do que um descritivo do modelo ideal de funcionalidades e características que o sistema deve ter. Dito de outra forma, deve elaborar uma lista de requisitos abrangente e por ordem de prioridades, que vão servir de bússola na hora de avaliar as várias soluções disponíveis no mercado. A que melhor cumpra os requisitos documentados será, à priori, a justa vencedora.

Experimentar para avançar confiante

Na fase de avaliação preliminar, que vai pôr à prova diversos concorrentes, há critérios fundamentais – grau de correspondência entre as principais funcionalidades do produto e a lista de requisitos definidos; requisitos tecnológicos do produto; viabilidade e estabilidade do fornecedor e do produto; e custos de licenciamento – que vão servir como fatores eliminatórios. É nesta fase de análise detalhada, que tem como objetivo classificar o potencial de cada solução no que respeita ao cumprimento dos requisitos estipulados, que ganha relevo o trial – um período de teste gratuito que lhe permite experimentar a solução por tempo determinado, sem compromisso. Uma oportunidade única para perceber o funcionamento da solução e testar as funcionalidades dos planos que mais lhe interessam, avaliando se o software que está a experimentar responde positivamente às seguintes questões:

  • As funcionalidades que pretende contratar atendem, da forma expectável, a todas as necessidades para determinada operação da sua empresa, e existem outras que, embora à priori não tenha considerado, se revelaram úteis depois de as ter experimentado;
  • Tem uma navegação simples, intuitiva e sem complicações, condição básica para saber como desempenhar cada tarefa de forma rápida, mesmo nunca tendo estado dentro do software, e para que os funcionários da sua empresa se adaptem com facilidade – sem grande impacto no seu dia-a-dia –, durante a fase de implementação;
  • Tem à sua disposição uma ferramenta de suporte online para colocar questões de forma cómoda, simples e rápida, a qualquer altura, e que obtém feedback com a brevidade necessária;
  • Imaginando que está a testar um novo software, veja se é possível importar alguns dados do seu negócio – por exemplo, clientes, fornecedores, artigos ou movimentos de conta-corrente –, através de um ficheiro CSV ou do SAF-T-PT;
  • Enquanto software online, está acessível em quaquer lugar e dispositivo – seria uma surpresa desagradável descobrir que o software “espetacular” que testou no seu computador não é compatível com o tablet que usa quando visita clientes;
  • Tem acesso a atualizações e novidades de forma gratuita;
  • É comercializado por uma empresa financeiramente estável e reconhecida no mercado.

O Drive FX proporciona-lhe a melhor experiência na fase de trial

Imagine uma solução cloud personalizável, que ajuda a sua empresa a chegar mais longe. Expectante de que a solução que tem diante dos seus olhos se adequa, hora de clicar no botão “experimente grátis” para testar, iniciando o processo de trial com a escolha do que plano que considera que melhor se adapta às necessidades do seu negócio.

Já dentro da sua instalação, pode dar início à utilização da solução, sempre com a ajuda de um parceiro certificado que lhe é imediatamente atribuído, que pode contactar para  esclarecer qualquer dúvida. A boa notícia é que, mesmo estando a utilizar o software em modo experimentação, pode e deve testar sem restrições todas as funcionalidades  disponíveis no plano que escolheu. Só não pode enviar e emitir documentos e movimentos válidos.

A partir do momento em que inicia o trial do Drive FX, tem 30 dias de utilização gratuita, que não têm de ser necessária e totalmente “gastos” em modo experimentação – pode aproveitar para utilizar parte dos dias em conta real (com a vantagem de já poder emitir documentos válidos) ou, se preferir, pode “mudar o plano da experiência”, testando, para além do plano que inicialmente elegeu, outro que também lhe interesse.

Findo o tempo de experimentação, e na posse de todas as informações que lhe vão permitir elejer o plano que melhor satisfaz as suas necessidades primárias, saiba que pode sempre complementá-lo com Add-ons – que é igualmente possível experimentar antes de adquirir –, como se de um puzzle se tratasse.

Agora que já reconhece a importância do trial na escolha de um software de gestão, do que está à espera para testar o Drive FX? Saiba mais sobre o processo de experimentação, aqui.