¿Estás preparado para ahorrar tiempo en la facturación de tus cuotas?

¿En tu negocio tienes que emitir facturas iguales todos los meses o en períodos iguales?

¿Te encuentras con que todos los meses debes mirar al recordatorio “No te olvides de enviar la factura al cliente dentro de 15 días?” o “El día 2 de cada mes emite la factura al cliente X?

Nuestro día a día tan ajetreado no permite pararnos para mirar estos recordatorios y, muchas veces, dejamos escapar cosas importantísimas, como, por ejemplo, emitir facturas en el día correcto.

Con Drive FX ahorra tiempo y dolores de cabeza en todo el proceso de facturación incluso cuando se trata de 100 cuotas en simultáneo.

Pero… antes de más nada, ¿qué es una cuota en Drive FX?

Imaginemos un contrato de prestación de servicios que factura los bienes o servicios adquiridos en prestaciones sucesivas y de carácter periódico. Todos los meses, durante aquel día, se emite una factura con aquel importe para un determinado cliente / entidad.

¿Y Drive FX tiene alguna funcionalidad que facilita este proceso?

Por supuesto. La funcionalidad tiene el nombre de cuotas y está disponible a partir de nuestro plan Grow.

¿Introducimos una cuota?

1. Inicia sesión en tu aplicación Drive FX y, en el menú lateral, accede a Ventas - Avenças
menu avenças
2. Introduce una nueva Avença y rellena los campos de cliente.
introduzir nova

Validez inicial y validez final – Este campo definirá cuanto tiempo va a estar aquel contacto en vigor. Estas fechas deberán representar el tiempo en el que el valor de facturación definido aquí sea válido.

3. Detalles – Introduce aquí los artículos facturados.
Detalhes

Descripción – Por defecto, la aplicación introduce la descripción “De #IniDatePeriod# a #EndDatePeriod#”. ¿Por qué? Pues porque esta es la descripción que sirve como ejemplo de lo que se debe introducir. A este tipo de códigos se les conoce con el nombre de “variables”.

Estas variables permiten precisamente describir los servicios facturados y evitar cualquier duda cuando se emiten varios artículos de un mismo servicio en una única factura, por ejemplo.

Esta variable no ha sido elegida porque sí, de hecho, hay quien no cree en las coincidencias. El equipo desarrollador de Drive FX eligió esta variable porque, además de servir de ejemplo, es una variable universal. Qué periodicidad tiene un período de inicio y fin, sea cual sea. De esta forma, este ejemplo nunca dará errores.

Atención – Cualquier línea con artículo completado “Referencia” siempre asumirá automáticamente la descripción/nombre del propio artículo.

Así, si deseas utilizar variables en las nuevas líneas deseadas, tendrás siempre que introducir el artículo primero y después las variables, según lo presentamos más abajo.

Variables disponibles:

#Year# – Año del período facturado;
#Month# – Mes correspondiente al período facturado;
#Week# – Semana del año correspondiente al período facturado;
#IniDatePeriod# – Fecha inicial del período facturado;
#EndDatePeriod# – Fecha final del período;
#IniYearPeriod# – Año inicial del período facturado;
#EndYearPeriod# – Año final del período;
#IniMonthPeriod# – Mes inicial del período facturado;
#EndMonthPeriod# – Mes final del período;
#Contract# – Indica el número de la cuota;
#Subject# – Indica el resumen de la cuota.

4. Periodicidad y pagos

1. Define cómo deseas facturarseleccionando “Sí” o “No” a la pregunta “¿Usa facturación anticipada?”.

Y, ¿qué opciones existen?

Anticipada – puedes empezar a facturar la cuota en la fecha inicial de la de validez.
Posterior – solo puedes empezar a facturar la cuota en la fecha final de validez.

2. Defina la Periodicidad de la Facturación:

Anual – La facturación de la cuota ocurre una vez al año.
Mensual – La facturación de la cuota se da una vez al mes.
Semanal – La facturación de la cuota tiene lugar una vez a la semana.

3. Define el Número de veces.

Si decimos “vale, tendrá una periodicidad semanal”, ¿pero de cuántas en cuántas semanas se quiere enviar la facturación?”.

Por ejemplo, si definimos la periodicidad semanal y 2 veces, en la práctica estaremos definiendo que la facturación de la cuota se efectuará quincenalmente.

Si, por otro lado, definimos la periodicidad a anual y una vez, significa que la cuota se facturará solo una vez al año.

5. Emisión de la cuota

1. Accede a la pantalla Avenças y haz clic en el Asistente de facturación de avenças.

Aquí se preparará todo para emitir las cuotas y lo mejor, podrás emitir varias cuotas, de diferentes clientes, en simultáneo.

2. Define los Tipos de documentos a emitir – factura simplificada, factura u otro tipo.

3. Introduce la Fecha de emisión – ¿Con qué fecha deseas que se emita la factura?

Como cualquier documento de facturación, aquí tenemos que respetar las reglas generales de facturación que solo permiten facturar documentos con fecha de 7 días de antigüedad.

No te olvides que también, y por los mismos motivos, no se puede emitir un documento de facturación con fecha de día 15 si, a su vez, ya se ha enviado una factura con fecha de día 17.

4. Por facturar hasta – Elige la fecha hasta la que desde “hoy” emitas los documentos de facturación.
¿Quieres emitir solo las facturas de hoy? Entonces solo tienes que mantener la fecha igual a la de emisión. ¿Deseas emitir las facturas hasta el final del año? De la misma forma, solo hay que introducir la fecha 31/12/2018 en este campo.

5. Selecciona el tipo de agrupamiento:

Documentos separados – Varios servicios prestados a un mismo cliente se emiten separadamente. Ejemplo: Gimnasio. El cliente tiene un plan de fortalecimiento anual y desea recibir una factura del servicio Personal Trainer y una factura del servicio de consulta de nutrición separado.

Agrupado por cliente – Varios servicios prestados a un mismo cliente facturados en un único documento de facturación. Ejemplo: gimnasio. El cliente tiene un plan de cuidado anual y desea recibir solamente una factura que indique todos sus “gastos” en gimnasio en cada período.

Agrupar por cuota – Cuando se quiere unir todos los períodos por facturar en un único documento de facturación. Ejemplo: gimnasio. Si el cliente empieza ahora las clases con el Personal Trainer, tendrá un descuento y solo pagará al final de 3 meses. Cuando se llegue al día, se emitirá una factura con los 3 meses que han pasado.

La lista se filtra según lo que se elija. En caso de que la lista sea muy extensa, es posible siempre filtrar según los nuevos parámetros, haciendo clic en la lupa señalada en verde.

configuração

En esta pantalla de Configuración de Cuotas solo van a aparecer las cuotas que han estado elegibles para pago al día de “hoy” y que, obviamente, aún no hayan sido enviadas.

6. Haz clic en Avanzar y tendrás la lista de todas las facturas seleccionadas por periodicidad y cliente.
escolher assistente
7. Marca las facturas y haz clic en emitir
escolher quais quero
escolher o enviar por email
8. Ahora puedes enviar las facturas por e-mail o descargar un PDF.
escolhido enviar por email

Fíjate que también los e-mails se envían en simultáneo y que el propio sistema le el destinatario correcto de cada documento.

No tienes que perder tiempo enviando facturas sin ton ni son, ni de preocuparte con el hecho de que los documentos lleguen al destino equivocado. Nosotros tratamos de todo.

9. Si haces clic en Emitir nuevamente

Será redirigido a la pantalla de Configuración – Panel de Cuotas. Y los documentos de facturación que has acabado de emitir ya no están registrados. A su vez, cuando se accede a la pantalla de Facturas ya tienen los registros de las facturas que se ha acabado de emitir, según lo habitual.

Y ahora… Después de saber cómo funciona todo el proceso de emisión de una cuota, vamos a personalizar la terminología para adaptarla aún más a tu negocio.

Si mi negocio es un gimnasio o una escuela de formación, ¿por qué mejor no llamarlo “¿Mensualidades”, por ejemplo?

Pues para hacerlo es muy fácil.

1. Accede a tu Drive FX, ve al menú derecho y después haz clic en Configuraciones, Aplicación, Parámetros.
Configurações - Aplicação
2. Ve hasta el parámetro Avenças y ahora solo edita las nomenclaturas y guarda la información.
avenças
Quotas
3. Si te aparece la opción para reiniciar la aplicación, es normal. Solo asegúrate de que todos los usuarios han guardado los últimos cambios para que no se pierda ningún dato y se pueda reiniciar sin problemas.
4. Y cuando vuelvas a acceder, tendrás todas las pantallas de Avenças como Quotas (o el término que desees).
Já está quotas