Documentos internos | ¿Qué son y para qué sirven?

¿Te suena el término Documentos internos? Este tipo de documento se ha creado por PHC para que puedas ser más eficaz y eficiente en la gestión de tu día a día y de tus proyectos.

Sabemos que las tareas diarias de una organización van mucho más allá de las compras a proveedores, del envío de facturas y de movimientos de cuenta corriente.

Por eso, para que se pueda mantener todo controlado, registrado y, sobre todo, integrado, hemos creado para ti y para tu empresa los documentos internos.

Pero… ¿en la práctica cómo funciona un documento interno?

Empecemos por entender estos documentos internos como un documento normal, de los que utilizamos en nuestro día a día.

A cada uno de estos documentos les asociaremos un tema (Pedidos, por ejemplo) y cada página de ese documento representa un pedido con los datos de cuándo se ha realizado, la fecha de pago o quién lo ha realizado, es decir, todos estos procesos forman parte de la tarea, pero hasta entonces no se encajaban en el grupo de los documentos necesarios para una empresa y se quedaban, muchas veces, dentro de las carpetas del ordenador o en papeles del escritorio… Ahora tienen su propio lugar: Documentos internos – Tipo Documentos internos.

Cuando el usuario entra en la aplicación de Drive FX, en el menú del lado derecho verá seis temas principales, entre los que destaca las Ventas y Compras. Tenemos entonces las ventas asociadas a clientes y las compras asociadas a proveedores.

Lo que ocurre es que cuando hablamos de clientes, necesitamos más información aparte de las facturas. Lo mismo ocurre con las compras a proveedores.

Por ello, los documentos internos de PHC te permite ser totalmente creativo en la gestión de tu empresa, ya que tienes la posibilidad de generar un documento con validez fiscal, o no, para toda tu actividad.

La opción Documentos Internos, tal como su nombre indica es aquella que permite tener documentos de uso exclusivamente interno. Como, por ejemplo, presupuestos, transferencias entre almacenes, o incluso, pedidos a proveedores.

¿Te puedes imaginar las ventajas de esta funcionalidad?

Con los documentos internos puedes informatizar y coordinar en una misma plataforma todas las áreas que hasta entonces podían no tener donde encajar en un software de gestión.

Cabe destacar que, aunque las series de documentos internos tengan límites, según se indicará más adelante, los propios documentos internos no lo tienen. Por ello, podrás crear tantos documentos internos como quieras.

En Drive FX podrás crear documentos y series de documentos que te permitan seguir el hilo conductor de una determinada transacción de principio a fin.

¿Y qué hay de las series de documentos internos?

¿Se puede crear nuevas series de documentos internos?

Existen series predeterminadas de Drive FX y además se puede crear las que ya hemos mencionado: albaranes, hojas de obra, pedidos o presupuestos, por ejemplo.

En este sentido y recordando que hablamos antes de imaginación, con Drive FX podrás crear tantas series de documentos internos como quieras, podemos llamarlas como queramos, aunque su nombre debe definir su función para el negocio.

¿Se puede cambiar un documento interno ya firmado?

Cualquier documento que esté en modo borrador puede ser modificado.

Así, después de haber firmado, hay varios campos de legalidad fiscal que dejan de poder cambiarse, por ejemplo, los datos del cliente y los artículos.

¿Se puede inactivar alguna serie de documentos internos?

Sí, solo hay que acceder a la pantalla de los tipos de documentos internos, dejar en edición la aseries que se desea desactivar y hacer clic en “Inactivo”.

Cuando el país de la ficha completa de la empresa sea distinto a Portugal podemos inactivar una serie y reactivar un documento interno.

Los documentos emitidos en una serie inactiva se pueden consultar e incluso cambiar (en caso de que no se cambia campos de carácter fiscal). Sin embargo, en estas series inactivas no se puede crear nuevos registros.

Las series de los documentos internos se encuentran disponibles a partir del Plan Star. Sin embargo, existen diferencias entre ellos:
– En el plan Star, el limite irá hasta las 8 series de documentos internos.
– Nos planos Pro e Expert não existe limite quanto ao nº de séries, sendo possível a qualquer momento criar novas séries, alterá-las ou até apagar séries desde que ainda não tenham documentos lançados.