Cuando trates de los inventarios… no inventes

¿Qué piensas cuando escuchas la palabra “inventario”?

Es posible que lo traduzcas en tu menta como “trabajo”, o “burocracia” y “algo complejo”. En el caso de ver un artículo sobre “inventarios”, seguro que piensas que es una tarea relacionada solo con el área de almacenaje o logística de un negocio. O incluso pensarás que con ese título no será… cómo decirlo… el artículo más “emocionante” del mundo.

Bueno, en primer lugar, hay que decir que los almacenes y las unidades logísticas tienen, de hecho, que trabajar mucho con inventarios, pero ni de cerca son los únicos equipos que trabajan con inventarios. Cualquier empresa que vende productos físicos cuentan con inventarios. Cualquier vivienda tiene un propio inventario, aunque sea por motivos de seguridad. Lo mismo ocurre con las colecciones o los juegos de ordenador (que incluso muchas veces vemos discusiones sobre el tema, como es el caso del famoso simulador virtual Second Life).

En segundo lugar, incluso que el tema no sea “emocionante”, lo que de verdad no causa ninguna emoción es que te quedes sin un objeto, producto y no puedas conseguirlo, ya sea en tu almacén o en tu casa.

En 2014, en los EE.UU., 43% de los minoristas consideran la gestión de inventario como el desafío n.º 1 de su negocio – incluso comparándolo con otros factores, desde la contabilidad hasta la innovación.” – Insightful Accountant

La cuestión es que trabajar con inventarios implica varios tipos de acciones. Es necesario saber lo que sale y cuándo sale, cuándo es necesario comprar y por qué, qué se ha almacenado y dónde… Esto no significa que tener un inventario organizado sea difícil –bueno, quizás un poco al principio– sino que se puede complicar cuando no sabemos lo que hacemos.

No te preocupes, este artículo se ha escrito para ayudarte. Se divide en 5 verdades claves.

Recuérdalas en todas las situaciones, ya que deberán ayudarte ya sea al tratar los inventarios de tu gran empresa, de la mercancía de tu oficina casera de artículos artesanales, de los documentos guardados en tu sótano o incluso de tu mochila en cualquier juego de aventuras.

1- El inventario está para ayudarte

La primera regla es que un inventario organizado es la única forma realmente eficaz que tiene para evaluar con rigor aquello que ya tiene y lo que necesita tener. Además, sabrás responder a cualquier duda con aquello que ya tienes y lo que te hace falta tener. También podrás responder a cualquier duda con una rápida consulta en tu ordenador.

Trata de no olvidar esto para que con el tiempo no cedas a la tentación de dejar el tema de los inventarios de lado.

2- Tratar del asunto con un especialista

Si contratas un servicio externo o un colaborador especializado para organizar tu inventario (o ambos), con toda seguridad vas a concluir que ha sido una buena inversión. Pero si no lo quieres o no lo puedes hacer, dedícate al asunto de forma detallada y altamente especializada. Es decir, para ver los resultados no ahorres en el tiempo invertido.

3- Investiga las últimas tendencias

Hablar de inventario no significa que no podamos usar expresiones propias del mundo de las artes. La verdad es que en los últimos años han aparecido varias teorías y prácticas que han dado grandes resultados para las empresas. Por ejemplo, los modelos que permiten tener los niveles de inventario siempre muy bajos (como los llamados “Just-In-Time” y “Theory Of Constraints”).

En una frase, investiga. O si lo prefieres, mantente actualizado.

4- Lleva el trabajo a todas las áreas

Esta es una de las principales causas de error en el inventario. Es importante tener en cuenta que muchas veces el inventario está ligado a muchas áreas. Algunos ejemplos pueden ser la operación de la marca en varios canales. En este caso, tu inventario tiene que estar preparado para conectarse y actualizar a todos esos canales; otro ejemplo es si tienes reglas de inventario para lo que vendes en la tienda y las podrás aplicar de la misma forma en tu tienda online; Si vendes productos compuestos o kits, podrás tener un inventario compuesto para garantizar que todos los componentes del kit están disponibles cuando el cliente los pide; Si haces muchos intercambios y devoluciones, podrás tener (con un inventario organizado) un proceso agilizado de reintroducción en el inventario; incluso, si tienes un inventario de tus colecciones de libros y discos, podrás siempre actualizarlo en el momento de que tu amigo te lo pida prestado…

Y así hay una infinidad de ejemplos. La cuestión es que este es un trabajo que debe ser amplio y completo.

5- Encuentra tu estrategia

Esta regla es más simple de explicar porque está relacionada con todas las anteriores. Después de aplicar los principios generales, ten siempre en cuenta el factor personal. Tu caso específico, tu contexto.

Cuando sea eficiente utilizar los paradigmas de una gran empresa, hazlo. Pero resulta ser una simple aplicación en el teléfono móvil, úsala.

Por último, serás mucho más dedicado si sientes que trabajas en tu inventario.

¿Necesitas un resumen de estas 5 líneas claves? Solo tienes que mirar las últimas frases de cada una de ellas:

> No lo dejes de lado.
> No ahorres en especialización.
> Mantente siempre actualizado.
> Amplíate.
> Busca tener tu inventario

El título desde artículo es un juego de palabras. Se podía haber elegido otro, como “Cómo controlar tus inventarios, ¿verdad? O incluso “Lleva el trabajo del inventario hasta las últimas consecuencias… para no sufrir las consecuencias.

Sin embargo, el título elegido tiene un mensaje más directo y es importante que te quedes con él: si el tema es inventarios, deberás inventariar, no inventar.

Al final verás que los resultados de ese esfuerzo van a compensarte en gran medida. Y esto seguro que te resultará mucho más “emocionante”.

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