Con el software adecuado, facturar es más fácil

Ya sea en la oficina mientras terminas un proyecto o en la calle “cerrando” un negocio, no hay nada como sentir que se termina el trabajo de la mejor forma y dentro del plazo estipulado.

Claro que, después de la entrega, la parte del pago es un incentivo bastante importante para seguir haciendo aquello que te gusta. Sin embargo, desgraciadamente los casos en los que no se reciben los pagos a tiempo es una realidad con la que tenemos que lidiar.

Lo cierto es que hay pocos sentimientos peores que este y estar detrás de los clientes para recibir un pago es una pérdida de tiempo.

¿Sabías que un software de facturación te puede ayudar a pagar y a recibir los pagos más rápidamente?

Ya basta de problemas con la facturación

La facturación tradicional es bastante sencilla: se hace al final del periodo de facturación y las facturas se imprimen y envían al cliente por correo. Después, el cliente recibe la factura, la coloca en su mesa y vuelve a lo que estaba haciendo. Los mejores clientes pagan inmediatamente, sin embargo, no todos lo hacen.

¿Dónde surgen los típicos problemas de facturación? De acuerdo a PPN, 23 % de las empresas duplican las facturas que se van a pagar, 26 % lo hacen a la persona equivocada y 10 % pagan por artículos que jamás han recibido. En cualquier caso, estas empresas están desperdiciando el dinero sin ningún escrúpulo. A través de un sistema más organizado, estos errores humanos se reducen. Hablamos de que se puede reducir y evitar pérdidas de dinero en más de un 80 %.

Reduce el error al mínimo

Al crear facturar manualmente, las posibilidades de que ocurra algún error son muy superiores al compararlo con las facturas hechas por el ordenador. Las calculadoras revolucionaron la forma en la que trabajamos las personas. Al utilizar un software de facturación, ello permite al ordenador disminuir el riesgo de esta ecuación. Existe mucho menos información repetida, que es de donde surge la mayoría de los problemas.

De otra forma, estarás trabajando con la información original y hay menos migración de información.

Gana más libertad

Olvídate de imprimir y enviar las facturas por correo. Incluso si te has convertido al mundo digital y ahora las envías por e-mail, todavía sigues teniendo que perder el tiempo para rellenar la factura y enviarla. Al usar un software de facturación, podrás programar tu facturación. Realiza los envíos automáticamente en la fecha exacta en la que se deban hacer. Ni siquiera tendrás que dejar de hacer lo que estabas haciendo.

Además, tampoco tendrás que esperar que tu contable lo haga. Ambos tendrán acceso a la misma información y está automatizado, por ello el software lo hace por sí solo. Reducirás los gastos, ya que no necesitarás empleados adicionados para esa tarea. Por último, tampoco tendrás que regresar a la oficina para enviar la factura: podrás prepararla y enviarla desde cualquier lugar, incluso si estás en la oficina del cliente.

Conoce tu negocio en un instante

Enviar la factura es un paso esencial para que te paguen, pero ello no te garantizará que se realizará su pago. El método tradicional pasa por, o bien esperar pacientemente junto a la caja del correo por el cheque o impacientemente comprobar la cuenta bancaria todos los días hasta que el pago se realice. En cualquier caso, estarás perdiendo tiempo.

Los softwares de facturación han venido también a simplificar este proceso. Te permite la visualización del estado de los pagos de las facturar para así ver cuáles se han pagado, cuáles han vencido. Estos recordatorios también se pueden automatizar y pueden ser diferentes para cada cuenta, ya que permite observar, de la lista de clientes, cuáles son los buenos pagadores y cuáles no y a partir de ahí, ajustar los precios.

Haz que el proceso sea más sencillo para todos

Existen muchos clientes que no pierden los pagos de forma intencionada, solo porque se olvidan. Todos tenemos mil cosas que hacer, pero ello no puede servir de excusa para saltarnos los pagos. Definir un sistema de recordatorio automático te asegurará que los clientes no se olviden de pagar, simplemente por el hecho de que serán recordados automáticamente. Por otro lado, también puede contar con otro propósito basado en el hecho de crear un historial de intentos de contactar para el cobro de una factura. Si hay un cliente que nunca paga sus deudas contigo, este historial puede ser útil como prueba a tu favor.

También se aumentará los tipos de pago, por ejemplo, por transferencia bancaria. Permitir más métodos de pago aumentará la probabilidad de que te paguen en unas horas. Facilitarles la vida a tus clientes, te facilitará también tu trabajo, para que así tengas más tiempo para desempeñar tu actividad laboral en lugar de perder tiempo reclamando tus cobros.

¿Te has identificado con algunos de estos problemas? ¿Sientes que pierdes tiempo y dinero entre los pagos y los recibos?

Ya sea reduciendo el tiempo de elaboración de una factura, ganando flexibilidad para el envío a tu cliente desde un dispositivo móvil o disminuyendo los errores que muchas veces ocurren durante este proceso tan complejo, los pequeños detalles son los que sin duda mejorarán significativamente tus cobros.

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