Consejos para optimizar la gestión de compras de tu empresa

¿Has pensado ya en la importancia que la gestión de compras tiene para tu empresa, todo lo que significa o cómo puede afectar a tus resultados?

A lo largo de los años, las empresas han sentido la necesidad de evolucionar en sus estrategias de negocio. Uno de los puntos que más ha desarrollado ha sido la Gestión de compras, ya que las empresas vieron que una gestión optimizada en esta área permitía aumentar los beneficios, la productividad y la calidad de los productos.

La Gestión de compras está asociada a la competitividad y éxito, debiendo estar presente en el proceso de logística y en las tomas de decisiones. También cabe señalar que una gestión de compras eficiente puede contribuir bastante al alcance de los objetivos estratégicos de las empresas.

Ahora que ya conoces los motivos por los que varias empresas, ya sea de un sector o de otro, apuestan cada vez más por la gestión de compras, queremos darte algunos consejos para que puedas poner en práctica en tu negocio.

 
 

¿Cómo beneficiarse de una buena gestión de compras?

 
 

1. Establecer objetivos y metas para la gestión de compras

 

Para cualquier negocio o empresa es imprescindible saber inequívocamente lo que queremos y cuál es el camino a recorrer. En el caso concreto de la gestión de compras es necesario definir y trazar muy bien los objetivos y metas a lograr.

Objetivo 1: Elaborar lista de criterios para clasificar mejor cada componente del proveedor.

Objetivo 2: Análisis de las necesidades de los departamentos de toda la empresa.

Objetivo 3: Cumplimiento de las leyes inherentes a la adquisición de bienes y servicios.

 

2. Ejercer un buen control para prestar un mejor servicio

 

Intenta mantener la gestión de compras siempre controlada y organizada. Si así lo haces, verás que podrás garantizar la prestación de un servicio de calidad y muy eficiente. Por ejemplo, si el tiempo de entrega de las mercancías se respeta, asegurarás la respuesta a las expectativas de tus clientes.

 

3. Saber negociar a la hora de comprar

 

En la gestión de compras es imprescindible saber negociarlas. Para ello, es necesario realizar alguna búsqueda de mercado y encontrar los mejores presupuestos y más accesibles. Pero, no te olvides de garantizar y mantener la calidad de tu producto, a veces “lo barato sale caro”. Siempre ten en cuenta la ecuación: precio vs. calidad.

Descubre algunas de las tácticas que la mayoría de las empresas utilizan:

  • Táctica 1: define un presupuesto exclusivamente para la gestión de compras y respétalo hasta lo más mínimo.
  • Táctica 2: consulta siempre a 3 proveedores.
  • Táctica 3: busca una estrategia de compra que sea ventajosa para tu empresa.

Y, para que a la hora de comprar tengas algún beneficio, te dejamos estas estrategias de negociación:

  • Técnica 1: ten argumentos sobre precios, plazos y formas de pago.
  • Técnica 2: muestra total control durante la negociación.
  • Técnica 3: debes saber escuchar y hablar en el momento oportuno.
 

4. Seleccionar los proveedores para tu negocio

 

La selección de los proveedores debe ser cuidadosa y minuciosa. Mantén siempre la lista de los proveedores actualizada con los presupuestos, materiales que garantizan la calidad y el cumplimiento de los plazos de entrega. Los imprevistos ocurren, por eso no hay nada mejor que un plan B para asegurar la satisfacción de tu cliente. La selección de los proveedores es un punto clave en todo el proceso de compras.

 

5. Gestionar y controlar los stocks

 

Para beneficiarte de una buena gestión tendrás paralelamente gestionar tus stocks, ya que ese control te permitirá la percepción del tipo de producto y respectivas cantidades en almacén para que cuando pide no duplique las necesidades. Así, no te quedarás con productos en la “estantería” sin ningún uso. La rentabilización de tus productos en stock evitará gastos superficiales e innecesarios. No te olvides que un stock sin movimiento es sinónimo de dinero sin movimiento, sin hablar de los costes de almacenaje derivados.

 

6. Analizar las ventas al pormenor

 

Este es un punto bastante importante en la gestión de compras, ya que dictará el futuro de tu negocio. Es fundamental que te mantengas actualizado sobre estos datos, así sabrás cómo están los productos en el mercado, las cantidades vendidas y la frecuencia de ventas. Analiza y evalúa lo que has gastado, lo que has ahorrado e saca conclusiones para poder pulir los aspectos menos positivos. Con una óptima gestión de compras y la información debidamente actualizada, los flujos de tu empresa ocurrirán sin problemas y eso, sin duda, es un punto a tu favor.

 

7. Anticiparse a las necesidades de lo que necesitas

 

A través del control y gestión de compras podrás reducir los costes en todos los aspectos. ¿Cómo? A través del análisis de mercado puedes efectuar compras más económicas y ponderadas para garantizar y mantener la calidad de tu producto. También hay que sumar que una buena negociación con el proveedor puede traer, como hemos visto anteriormente, beneficios para la empresa. Otro punto que debemos tener en cuenta es anticiparse a tus necesidades, ya que así conseguirás negociar y comprar anticipadamente evitando gastos de última hora.

 

8. Traer ventajas competitivas para tu empresa

 

Definir estrategias de competitividad que englobe la gestión de compras. No te olvides que es una parte de la empresa que está directamente ligada a dos áreas cruciales del negocio: producción y financiera. Con una gestión de compras eficiente estarás optimizando los recursos de tu empresa, y cumpliendo así con uno de los objetivos de tu empresa: generar más beneficio.

Así la ventaja competitiva en relación a la competencia se consigue también a través de la gestión de compras. Por ello, es necesario tener en cuenta cuatro puntos clave;

  1. Reducir los costes en los materiales utilizados;
  2. Garantizar la calidad del producto;
  3. Controlar todo el circuito de compra y venta;
  4. Buscar innovación y desarrollo tecnológico.
 
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