5 trucos para cambiar de software de gestión sin problemas

“El hombre es un animal de hábitos” Charles Dickens

La rutina profesional se compone de pequeños hábitos que nos llevan a actuar casi por instinto. Eso ocurre tanto en la vida personal como en los negocios, independientemente del sector de actividad o función desempeñada.

En el caso concreto de las soluciones relacionadas con la facturación y gestión, por tratarse de procesos complejos, es natural que haya una resistencia mental. No es raro ver casos de profunda insatisfacción con una herramienta utilizada en el día a día. Sin embargo, la simple idea de cambiar la forma de trabajo, o la posibilidad de ver una reducción de productividad nos hace inmediatamente adversos al cambio.

Si te has identificado con este último párrafo, si ya has sopesado la posibilidad de cambiar la solución con la que facturas, gestionas stocks, realizar pedidos y otras acciones de gestión, descubre a continuación algunos consejos que te ayudarán a superar el cambio sin tener que hipotecar el crecimiento de tu negocio.

1. Mira hacia adelante

Estás decidido, te cambiarás de software de gestión. Lo que tienes actualmente ya no se adapta a tus exigencias.

Aprovecha esta oportunidad para poner en perspectiva el futuro de tu negocio. Piensa a dónde quieres llegar dentro de unos años y analiza si tu aplicación actual puede crecer con tus necesidades.

No te centres solo en las áreas que utilizas hoy y piensa en lo que puedes necesitar en el futuro. Piensa cuáles son las funcionalidades que, aunque no te hacen falta ahora mismo, sabes que un día te permitirán un crecimiento sostenible e integrado.

Para recoger esta información, habla con otras personas dentro y fuera de tu negocio. Pregúntales cuáles son sus rutinas, qué dificultades han tenido, qué necesitan para ser más productivos.

Coge el tren del cambio para encontrar soluciones innovadoras que te garantizarán movilidad y que se correspondan a tus expectativas de desarrollo.

2. Conoce tu realidad

A veces, realizamos nuestras tareas de forma tan automática que acabamos por preguntarnos si efectivamente las hemos hecho. Por ello, antes de iniciar el proceso del cambio es importante que sepas cómo dominar todos los procesos que, directa o indirectamente, se hacen con la ayuda del programa actual.

Si no tienes una lista de estas tareas, empieza por describir el ámbito de cada acción, quién las ejecuta y cómo se realizan. Este enfoque te permitirá no solo garantizar al 100% un cambio hacia una herramienta parecida, sino también te ayudará en los tests realizados a los nuevos softwares.

Es por esto que recomendamos que pruebes las soluciones antes de comprometerse con alguna de ellas y, al probarla, no te quedes solo “pulsando algunos botones”, sino que debes asegurarte de que esa experiencia tiene que ser parecida a tu realidad. Importa algunos clientes, proveedores y artículos y realiza, de principio a fin, los procesos más importantes de tu negocio.

3. Encuentra la “ventana de oportunidad”

En esta fase ya has puesto en una lista los procesos, ya has probado la nueva solución y, por tanto, estás listo para cambiar de software.

Seguro estarás lleno de ilusión y quieres empezar a usar la nueva herramienta inmediatamente. Sin embargo, es recomendable que sostengas todo ese entusiasmo y pares para pensar en el mejor momento para hacerlo. Todo lo que quieres es que este cambio se realice en perfecta sintonía con tus actividades internas y con los negocios que están en curso.

Empieza por identificar el ciclo más “calmo” y más conveniente para las diferentes áreas. En este caso concreto, o de una solución de gestión, antes de empezar, considera cuál es el período idóneo de tu facturación. Por norma general, a final de mes suele ser la época menos aconsejable, aunque cada caso es un mundo.

Resumiendo, antes de iniciar el cambio, observa a tu negocio como un todo y asegúrate de que conoces bien su flujo.

4. No empieces desde cero

Ahora que ya sabes cuándo vas a cambiarte de software, puedes empezar con los preparativos. Si te cambias a una solución Cloud tendrás poco con lo que preocuparte, ya que no tendrás que instalar nada y podrás empezar a usarlo inmediatamente.

Independientemente de la solución que elijas, no querrás empezar desde cero, ¿verdad? Entonces, la primero (y casi que única) tarea será ajustar el nuevo software a tu realidad.

Empieza por importar tus clientes actuales, proveedores, artículos y movimientos de cuenta corriente y así podrás iniciar tus actividades de compra y venta.

Te recomendamos que después de importar, guardes toda la información que migraste. En los “cambios” es cuando “ordenamos la casa· para que sea el momento ideal de hacer copias de seguridad de los datos.

5. Aprende de las sugerencias

El cambio de tecnología lleva consigo nuevas formas, colores y botones. En esta fase todo es nuevo. Acéptalo con naturalidad el hecho de que, en estos primeros momentos, no vas a ejecutar tareas con la misma precisión. Aquí no te preocupes con la rapidez. Busca antes comprender el nuevo lenguaje visual que tienes por delante.

No tengas miedo de explorar la nueva aplicación y de “circular” más allá de las acciones normales. Puedes estar seguro de que tu curiosidad inicial te traerá varios beneficios futuros.

Comparte tus descubrimientos con tus compañeros y pídeles que hagan lo mismo contigo. Aprovecha la “novedad” y deja que tu ilusión crezca.

Los vídeos de formación son, sin duda, otra forma simple y práctica de aprender. Algunas de estas nuevas aplicaciones ya cuentan con áreas de formación online e inteligencia para sugerirte tutoriales relacionadas con las acciones que realizas en el software.

 

Como ves, cambiar de software de gestión no es tan asustador como parece, solo tienes que tener un plan de acción.