Dossiers Internos | O que são e para que servem?

Já ouviu falar de Dossiers Internos? Os Dossiers Internos foram desenvolvidos pela PHC para que possa ser mais eficaz e eficiente na gestão do seu dia a dia e dos seus projetos.

Sabemos que as tarefas diárias de uma organização vão muito além das compras a fornecedores, do envio de faturas e de movimentos de conta corrente.

Por isso mesmo, para que possa não só manter tudo controlado, registado, e acima de tudo, integrado, criámos para si os Dossiers Internos.

Mas e na prática o que é um Dossier Interno?

Ora, comecemos por entender estes Dossiers Internos como um dossier normal, dos que se utilizam para um dia de aulas.

Agora, cada dossier tem um tema – Encomendas, por exemplo, e cada folha dentro desse dossier representa uma encomenda – quando foi efetuada, quando foi satisfeita, por quem, através de quem… – ou seja, todos estes processos que fazem parte da tarefa mas que até então não se encaixavam no grupo dos documentos a comunicar à AT, por exemplo, e que por isso mesmo acabavam por ficar em pastas dentro do computador, ou em papeis na secretária, têm agora o seu lugar – Dossier Internos – Tipo Documentos Internos.

Quando entra na aplicação do seu Drive FX encontra no menu do lado direito 6 temas principais, entre eles – Vendas e Compras. Temos então Vendas associadas a Clientes e Compras associadas a Fornecedores.

Acontece que quando falamos de clientes precisamos de mais do que faturas e quando falamos de fornecedores de mais do que compras.

Eis que os Dossier Internos lhe permitem ser totalmente imaginativo na gestão da sua empresa e criar documento, com validade fiscal, ou não, para toda a sua atividade.

A opção Documentos Internos, tal como o nome indica, é precisamente aquela que lhe permite ter documentos de uso exclusivamente interno. Como por exemplo Folhas de Obras, Transferências entre Armazéns, ou mesmo, Encomendas a Fornecedores.

Todo e qualquer documento passível de ser entregue a clientes terá de ser comunicado à AT. A aplicação vai previamente configurada para cumprir sempre com as obrigações legais, mas o cumprimento da lei estará sempre dependente do utilizador.

Para saber mais sobre as configurações dos Dossiers Internos aceda aqui à Enciclopédia Online.

Já consegue imaginar as vantagens desta funcionalidade?

Com os Dossiers Internos pode informatizar e coordenar numa mesma plataforma todas as áreas que até então podiam não ter onde encaixar num Software de Gestão.

De reforçar ainda que embora as Séries de Dossiers tenham limites – conforme indicamos mais à frente – os próprios Dossiers não têm. Pode então criar tantos documentos quantos quiser.

No Drive FX crie documentos, e séries de documentos, com ou sem carga fiscal, que lhe permitem manter o fio condutor de determinada transação, do princípio ao fim.

E  quanto às Séries de Dossiers Internos?

 Posso criar novas Séries de Dossiers?

Existem séries que vêm já de origem, como aquelas de que temos vindo a referir – Guia de Remessa, Guia de Transporte, Folhas de Obra, Notas de Encomenda, Orçamentos ou até os tais Documentos Internos, por exemplo.

Contudo, falámos também de imaginação, e isso quer dizer que pode precisamente criar tantas séries de dossiers quantas desejar, podendo denominá-las como preferir, e indicar desde logo se serão séries  que devem comunicar à AT, ou não.

Posso alterar um dossier assinado?

Qualquer documento em modo rascunho por sempre ser alterado.

Contudo, depois de assinado existem inúmeros campos de relevância fiscal que deixam de poder ser alterados. Nomeadamente, dados de clientes e artigos.

Posso inativar alguma série de dossiers?

Sim, basta que aceda ao ecrã dos Tipos de Dossier Internos, coloque em edição a Série que pretende desativar e clicar em “Inativo”.

A inativação da Série é irreversível, ou seja, a partir do momento em que inativa uma série, ela não poderá mais ser ativada (no âmbito do Despacho n.º 8632/2014). A única exceção para este comportamento é, quando o País da Ficha Completa da Empresa é diferente de Portugal,neste caso é possível reativar um Dossier Interno.

Os dossiers emitidos numa série inativa podem ser consultados e até alterados (caso não sejam alterados campos de teor fiscal), no entanto nestas séries inativas não pode criar novos registos.

As séries dos dossier internos existem a partir do Plano Star, no entanto existem diferenças entre eles:
– No plano Star o limite vai até às 8 séries de dossier internos.
– Nos planos Pro e Expert não existe limite quanto ao nº de séries, sendo possível a qualquer momento criar novas séries, alterá-las ou até apagar séries desde que ainda não tenham documentos lançados.