Dicas para otimizar a gestão de compras da sua empresa

Já pensou na importância que a gestão de compras tem para a sua empresa? Tudo o que significa ou como pode interferir nos resultados?

Ao longo dos anos as empresas sentiram a necessidade de evoluir nas suas estratégias de negócio. Um dos pontos que mais se desenvolveu foi a Gestão de Compras, pois as empresas perceberam que uma gestão otimizada nesta área permitia aumentar os lucros, a produtividade e a qualidade dos produtos.

A Gestão de Compras está associada à competitividade e sucesso, devendo estar inserida no processo de logística e presente nas tomadas decisões. Ainda de referir, que uma eficiente gestão de compras pode contribuir bastante para alcançar os objetivos estratégicos das empresas.

Agora que já sabe os motivos pelos quais várias empresas, seja em que sector for, apostam cada vez mais na gestão de compras, queremos dar-lhe algumas dicas para que possa pôr em prática no seu negócio.

Como beneficiar de uma boa gestão de compras?

1. Estabeleça objetivos e metas para a gestão de compras

Para qualquer empresa ou negócio é imprescindível sabermos inequivocamente o que queremos e qual o caminho a percorrer. No caso concreto da gestão de compras é necessário definir e traçar muito bem os objetivos e metas a alcançar.

Objetivo 1: Elaborar lista de critérios para melhor classificar cada componente do fornecedor.

Objetivo 2: Levantamento das necessidades dos departamentos de toda a empresa.

Objetivo 3: Cumprimento das leis inerentes à aquisição de bens e serviços.

2. Controlar para prestar um melhor serviço

Tente manter a gestão de compras da sua empresa sempre controlada e organizada, se assim o fizer, vai ver que consegue garantir a prestação de um serviço de qualidade e muito eficiente. Por exemplo, se o tempo de entrega das suas mercadorias for respeitado, garante que responde às expectativas dos seus clientes.

3. Saber negociar na hora de comprar

Na gestão de compras é imprescindível saber negociá-las. Para isso, é necessário fazer alguma pesquisa de mercado e encontrar os melhores e mais acessíveis orçamentos. Mas, não se esqueça de garantir e manter a qualidade do seu produto, por vezes o “barato sai caro”. Considere sempre a equação: preço vs qualidade.

Veja algumas das táticas que a maioria das empresas usam:

  • Tática 1: Defina um budget exclusivamente para a gestão de compras e respeite-o ao pormenor.
  • Tática 2: Consulte sempre 3 fornecedores.
  • Tática 3: Procure uma estratégia de compra que seja vantajosa para a sua empresa.

E, para que na hora de comprar tenha alguma vantagem, deixamos-lhe também algumas técnicas de negociação:

  • Técnica 1: Tenha argumentos sobre preços, prazos e formas de pagamento.
  • Técnica 2: Mostre total controlo durante a negociação.
  • Técnica 3: Saiba ouvir e fale no momento oportuno.

4. Seleção de fornecedores para o seu negócio

A seleção dos fornecedores deve ser cuidadosa e minuciosa. Mantenha sempre a lista atualizada com os fornecedores, os orçamentos, os materiais que garantem, a qualidade e o cumprimento dos prazos de entrega. Imprevistos acontecem, nada melhor que ter um plano B para garantir a satisfação do seu cliente. A seleção dos fornecedores é um ponto-chave em todo o processo de compras.

5. Gestão e controlo de stocks

Para beneficiar de uma boa gestão de compras terá de paralelamente gerir os seus stocks, pois esse controlo permitir-lhe-á ter a perceção do tipo de produto e respetivas quantidades em armazém, para que quando encomende não duplique necessidades. Assim, não ficará com produtos na “prateleira” sem qualquer utilidade. A rentabilização dos seus produtos em stock vai evitar gastos supérfluos e desnecessários. Não se esqueça que stock parado é sinónimo de dinheiro parado, para não falar nos custos de armazenagem inerentes.

6. Analise as suas vendas ao pormenor

Este é um ponto bastante importante na gestão de compras, pois vai ditar o futuro do seu negócio. É fundamental que se mantenha atualizado sobre estes dados, assim saberá como estão os produtos no mercado, as quantidades vendidas e a frequência de vendas. Analise e avalie o que gastou, o que economizou e tire conclusões para possa aprimorar os aspetos menos bons. Com uma ótima gestão de compras e a informação devidamente atualizada, os fluxos da sua empresa ocorrerão sem problemas e isso é, sem dúvida, um ponto a seu favor.

7. Antecipe as necessidades do que precisa

Através do controlo e gestão de compras pode reduzir os seus custos em todos os aspetos. Como? Através da análise de mercado pode efetuar compras mais económicas e ponderadas, de forma a garantir e manter a qualidade do seu produto. Além de que, uma boa negociação com o fornecedor pode traz, como vimos atrás, benesses para empresa. Outro ponto que deve ter em conta é antecipar as suas necessidades, pois assim conseguirá negociar e comprar atempadamente, evitando gastos de última hora.

8. Traga vantagens competitivas para a sua empresa

Defina estratégias de competitividade que englobe a gestão de compras. Não se esqueça que é uma parte da empresa que está diretamente ligada diretamente a duas áreas cruciais do negócio: produção e financeira. Com uma gestão de compras eficiente está a otimizar os recursos da sua empresa, logo a cumprir com um dos objetivos da sua empresa – gerar mais lucros.

Assim a vantagem competitiva em relação à concorrência consegue-se, não só, mas também, através da gestão de compras. Como tal, é preciso ter em mente quatro pontos-chave;

  1. Reduzir os custos nos materiais a utilizar,
  2. Garantir a qualidade do produto,
  3. Controlar todo o circuito de compra e venda,
  4. Procurar inovação e desenvolvimento tecnológico.
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