Como criar uma fatura perfeita para os seus clientes?

Faturar é fundamental para manter um fluxo de caixa positivo e a saúde do seu negócio. No entanto, o processo de faturação e o modelo ideal de fatura nem sempre são imediatos para quem assume estas funções – sobretudo se trata de uma pequena empresa e a faturação está a cargo de alguém sem experiência na área.

Se esse é o seu caso – ou se quer, simplesmente, melhorar as suas faturas para elevar o serviço prestado aos clientes (e receber mais rapidamente) –, siga estas dicas que preparámos para si. A fatura perfeita está ao seu alcance.

#1 Assegure os essenciais

Apesar da carga burocrática, a emissão de faturas é uma parte fulcral do seu negócio. Afinal, este é um documento de emissão obrigatória quando transmite um bem ou presta um serviço – mesmo que o respetivo cliente não exija fatura.

Por isso, o primeiro passo para criar uma fatura é cumprir os requisitos legais do Código do IVA e preparar um modelo de documento com os seguintes elementos obrigatórios:

  • Nome (ou denominação social), NIPC e morada da sua empresa;
  • Nome, NIPC/NIF e morada do cliente;
  • Data da transação;
  • Descrição do bem/serviço transacionado, quantidade e valor;
  • Valor sem taxas aplicadas;
  • Taxas aplicadas (como o IVA) ou indicação de isenções (e o respetivo motivo);
  • Valor total.

Poderá acrescentar à fatura, de forma facultativa, a morada do cliente, assim como os contactos e capital social da sua empresa (incluindo Conservatória de Registo). Em paralelo, poderá também juntar outras observações que considere relevantes.

Lembre-se ainda de que as faturas devem ser datadas e numeradas sequencialmente.

E quando são faturas simplificadas?

Desde 2013 que é também possível emitir faturas simplificadas. Nestes documentos, há menos dados obrigatórios a preencher e não é necessário emitir um recibo posterior para a liquidação da transação. Ou seja, a fatura simplificada é assumida como o documento final. Mas há critérios a cumprir:

  • Devem ser emitidas no caso de transmissões de bens de retalhistas a particulares, num valor não superior a €1.000;

OU

 

  • No caso de transmissões de bens ou prestações de serviços em montantes não superiores a €100.

O que muda nos elementos a preencher? Nas faturas simplificadas apenas deve incluir o nome (ou denominação social) e NIPC da sua empresa, NIF/NIPC do cliente (quando este for sujeito passivo), descrição do bem/serviço transacionado (e quantidade), valor sem taxas, taxas aplicáveis e valor total.

#2 Recorra a um software de faturação

O uso de software de faturação certificado é obrigatório por lei para empresas com um volume de negócios igual ou superior a 150 mil euros, ou que emitam mais de mil faturas anuais.

Mesmo que não esteja abrangido pela obrigação, tenha em conta que o software é uma aposta que traz melhorias ao sistema de faturação da sua empresa. Porquê?

  • É mais rápido. Devido aos automatismos, vai passar menos tempo em tarefas burocráticas associadas à faturação.
  • É mais fácil (e com menor possibilidade de erros). Basta definir, uma vez, o template da sua fatura, e preencher os campos requeridos (com a vantagem de que muitos dos campos são preenchidos automaticamente).
  • Permite integrações com outras componentes do seu negócio. Com um software de gestão mais completo poderá tirar partido da integração com dados de tesouraria e de controlo de stocks, por exemplo. Esta é uma vantagem do Drive FX, que reduz a carga administrativa no dia a dia da sua empresa.
  • Garante o cumprimento legal. Tem tempo para estar sempre a par das alterações legislativas à faturação? O software de faturação preocupa-se por si com estas questões – de forma a que as suas faturas estejam sempre em conformidade. E, se optar por uma solução na cloud (modelo Software as a Service), as atualizações são feitas automaticamente.
  • Dá um ar mais profissional às suas faturas. Todos os pormenores contam para garantir uma melhor experiência do seu cliente. Ao usar um software de faturação, as suas faturas serão mais legíveis, rigorosas e profissionais – o que transmite maior confiança aos seus clientes.
  • Consegue maior controlo e transparência. Um sistema eletrónico de faturação permite-lhe facilmente manter um arquivo atualizado, responder eficazmente em caso de fiscalização e ter um elevado nível de rastreabilidade para todos os documentos.

#3 Não se esqueça dos detalhes (que fazem mesmo a diferença)

Para criar uma fatura perfeita, é preciso ir mais além do que, simplesmente, cumprir os mínimos legais. Certos elementos adicionais da sua fatura vão criar a diferença na sua relação com o cliente e até aumentar as probabilidades de ser pago mais rapidamente. Eis cinco “extras” que pode aproveitar a seu favor:

  1. Não complique: “arrume” todos os elementos da sua fatura de forma a serem imediatamente percetíveis pelos seus clientes. Uma fatura pouco compreensível (repleta de elementos indecifráveis), em que o cliente não perceba no imediato o valor a pagar e o bem/serviço em causa é, sem dúvida, uma má fatura. Não só transmite a ideia de que a sua empresa não encara a faturação de forma profissional, como tem impactos comprovados no atraso do pagamento devido.
  1. Inclua um prazo de pagamento: é um elemento facultativo da fatura, mas trata-se de um incentivo claro a que o valor seja pago pelo cliente a tempo e horas. Lembre-se de estabelecer previamente as condições de pagamento, de forma a que o prazo no documento não seja recebido com surpresa. Para maior eficácia, sobretudo com clientes “difíceis”, implemente ainda um sistema de lembretes automáticos.
  1. Indique os meios de pagamento: inclua, na fatura, os meios possíveis de pagamento, com todos os dados necessários (referências Multibanco, por exemplo) de forma a facilitar a operação e a incentivar o cliente a pagar com a maior celeridade.
  1. Seja cordial e inclua uma mensagem personalizada: manter uma boa relação com os seus clientes é ponto assente de qualquer negócio – e isso inclui também o processo de faturação. Mensagens impessoais ou o envio de uma fatura de forma isolada (sem nenhum comentário ou observação) podem ter um impacto negativo nos seus clientes – e na possibilidade de negócios futuros.
  1. Aproveite a “boleia” de comunicação: as faturas podem ser vistas também como uma ponte de contacto eficaz com os seus clientes. E, ao contrário de newsletters convencionais, a probabilidade de serem ignoradas é muito menor. Agarre a oportunidade e inclua informação (em banner, por exemplo) sobre os seus produtos e serviços.

#4 Aposte no design

Mesmo sendo um documento burocrático, as suas faturas também merecem um cuidado especial de apresentação. Sobretudo porque são lidas diretamente pelos seus clientes e porque um design mais cuidado pode tornar a faturação mais eficaz.

Utilizar um software profissional para emitir as suas faturas é, como já referimos, um bom ponto de partida para criar documentos com aspeto profissional. Use um template claro e simples para a sua fatura. Inclua sempre o logotipo da sua empresa e seja coerente com a identidade visual da sua marca. Estará a reforçar a credibilidade do seu negócio, sem esforço. E, com isso, a criar uma boa reputação junto dos seus clientes.

Agora que domina a “arte” de criar uma fatura perfeita (elementos obrigatórios, software de faturação, detalhes que fazem a diferença e design que impressiona à primeira vista), porque não passar à prática? Com o Drive FX, pode preparar e enviar faturas em qualquer lugar (através do smartphone, tablet ou computador), personalizadas com o seu logótipo. Experimente grátis, está pronto a usar.