Com o software certo, faturar é simples

Quer esteja  num escritório a acabar um projeto ou na rua a “fechar” um negócio, não há nada como sentir que se termina o trabalho da melhor forma e, não menos importante, dentro do prazo estipulado.

Claro que depois da entrega, a parte do pagamento é um incentivo bastante importante para se continuar a fazer aquilo que se gosta. Mas infelizmente, o cenário de não se receber a tempo e horas é uma realidade com que se tem de lidar. Existem poucos sentimentos piores do que este e ter de se perseguir clientes para se receber é um desperdício do tempo de todos.

Sabia que um software de faturação o pode ajudar a pagar e a receber mais depressa?

Acabe com os problemas de faturação

A faturação tradicional é bastante simples: é feita no final do período de faturação e as faturas são impressas e enviadas ao cliente por correio. Eventualmente, o cliente recebe a fatura, coloca-a na secretária e volta ao que estava a fazer. Os melhores clientes pagam de imediato, mas infelizmente, nem todos são assim.

Onde surgem os típicos problemas da faturação? De acordo com a PPN, 23% das empresas duplica as faturas a serem pagas, 26% pagam à pessoa errada e 10% pagam por artigos que nunca receberam. Em todas estas situações, o dinheiro é literalmente deitado à rua. Através de um sistema mais organizado, estes erros humanos são reduzidos e podem evitar-se perdas de dinheiro em mais de 80%.

Reduza erro ao mínimo

Ao criar faturas à mão, as hipóteses de fazer algum erro são muito superiores quando comparado com as faturas feitas no computador. As calculadoras revolucionaram a forma como as pessoas trabalham. Ao utilizar software de faturação, permite ao computador diminuir o risco desta equação. Existe muito menos informação que é introduzida repetidamente, que é de onde surge a maioria dos problemas.

Ao invés, você trabalha sobre a informação original. Há menos migração de informação.

Ganhe mais liberdade

Esqueça o ato de imprimir e enviar faturas pelo correio. Mesmo que se tenha convertido ao mundo digital e as envie por email, ainda tem de perder tempo a completar a fatura e a enviá-la. Ao utilizar um software de faturação, pode programar a sua faturação. Faça os envios automaticamente, na data exata em que devem ser feitos. Nem terá de parar o trabalho que está a fazer.

Para além disso, nem tem de esperar que o seu contabilista o faça. Ambos terão acesso à mesma informação, e está automatizado, por isso o software fá-lo-á por si. Até poderá reduzir despesas, pois não terá de ter colaboradores extra para esta tarefa. Para além disso, nem terá de regressar ao escritório para enviar a fatura- poderá prepará-la e enviá-la a partir de qualquer lado, até se estiver no escritório do cliente.

Conheça o seu negócio num instante

Enviar a fatura é um passo crucial para ser pago, mas não irá ajudar se nunca chegar a receber o dinheiro. O método tradicional passa por, ou esperar pacientemente junto da caixa do correio pelo seu cheque, ou impacientemente verificar a sua conta bancária todos os dias até o pagamento ser feito. Em qualquer um dos casos, está a perder tempo.

O software de faturação também veio simplificar este processo. Permite-lhe a visualização do estado dos pagamentos das faturas e perceber quais foram pagas, quais estão a pagamento e quais já foram vencidas. Também é possível definir lembranças para si próprio e para os seus clientes. Estas lembranças também podem ser automatizadas e podem ser diferentes para cada conta, pois permite-lhe perceber, da sua lista de clientes, quais são bons pagadores e quais não são e, a partir daí, ajustar os seus preços.

Torne o processo mais simples para todos

Muitos clientes não perdem os pagamentos de propósito, apenas por esquecimento. Todos andamos ocupados, mas isso não pode ser desculpa para saltar pagamentos. Definir um sistema de lembranças automático irá assegurar-lhe que os seus clientes não se esquecem de pagar, simplesmente porque serão automaticamente relembrados. Mas também serve um propósito diferente, na medida em que cria um rasto de tentativas de contacto para cobrança. No caso de um cliente nunca pagar, isto pode ser-lhe útil como prova.

Também poderá aceitar mais tipos de pagamento. Quer seja por referências multibanco ou por transferências bancárias automáticas (SDD), permitir mais métodos de pagamento irá aumentar as hipóteses de ser pago a horas. Facilitar a vida aos seus clientes irá facilitar-lhe a vida também, para que possa ter mais tempo para fazer o seu trabalho, em vez de perder tempo a fazer cobranças.

Identificou-se com alguns destes problemas? Sente que perde tempo e dinheiro entre pagamentos e recebimentos?

Seja a diminuir o tempo com que faz cada fatura, a ganhar a flexibilidade que precisa para a enviar ao seu cliente a partir do seu dispositivo móvel ou a reduzir os erros que muitas vezes acontecem durante este complexo processo, pequenos detalhes vão certamente melhorar drasticamente o seu retorno.

Experimente gratuitamente o Drive FX  e veja a diferença que faz escolher um software de faturação realmente simples e que o ajuda no dia-a-dia.