A fatura eletrónica já chegou. Está preparado?

 

A 18 de abril de 2019 entrou em vigor, em Portugal, a transposição da legislação europeia que obriga à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública. Organismos da administração direta do Estado e institutos públicos passam, desta forma, a ter de emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. De forma a que os vários intervenientes, nomeadamente micro, pequenas e médias empresas possam garantir a correta gestão da mudança relativamente a este processo, o Governo estabeleceu uma adoção gradual da faturação eletrónica. Esta é a primeira data limite a cumprir, de uma legislação que, até ao final de 2020, englobará também o setor privado.

 

De acordo com a Diretiva 2014/55/EU a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado e que permite o seu processamento automático e eletrónico”.A União Europeia define desta forma o conceito, determinando a sua obrigatoriedade nos contratos públicos, já a partir do próximo dia 18 de abril.

 

Para que seja considerada uma fatura eletrónica, esta passa a ter de cumprir uma determinada estrutura, definida por um modelo standard europeu – o formato UBL 2.1.. Em Portugal, o processo de implementação deste processo é coordenado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPap), responsável pela emissão dos requisitos técnicos e funcionais que suportam a implementação da fatura eletrónica. Não são consideradas faturas eletrónicas faturas não estruturadas emitidas em PDF ou Word, imagens de faturas em formato .jpeg, .tiff ou outros, faturas não estruturadas em HTML, através de uma página web ou por e-mail, digitalização de faturas em papel (OCR- Optical Character Recognition) e ainda faturas em papel enviadas como imagens.

 

Para cumprir a Diretiva europeia, a fatura eletrónica deve conter alguns elementos essenciais:

– Identificadores do processo e da fatura;

– Período de faturação;

– Informações sobre o cocontratante;

– Informações sobre o contraente público;

– Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;

– Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;

– Referência do contrato;

– Condições de entrega;

– Instruções de pagamento;

– Informações sobre ajustamentos e encargos;

– Informações sobre as rubricas da fatura;

– Totais da fatura.

 

Para além da obrigação de cumprir a norma europeia, a fatura eletrónica representa, para as empresas, uma oportunidade única de agilizarem e modernizarem o processo de faturação e, consequentemente, reduzirem os custos associados a este processo.

Enquanto os organismos da administração direta do Estado e os institutos públicos têm de estar preparados já a partir do dia 18 de abril, para os restantes organismos públicos, como por exemplo, fundações, administração local –incluindo juntas de freguesia –, associações ou outras entidades públicas, o período de adoção da fatura eletrónica só termina daqui a um ano, a 18 de abril de 2020.

 

Setor privado

 À semelhança do que acontece com o setor público, as faturas eletrónicas vão chegar também ao setor privado. Apesar de algumas empresas estarem já a adotar este processo, a obrigatoriedade para o setor privado só se torna efetiva em 2020, em diferentes períodos de acordo com a dimensão do negócio. Para as grandes empresas – empresas com mais de 250 funcionários, mais de 50 milhões de euros de faturação e/ou 43 milhões de euros de balanço –, a data limite fixa-se no dia 17 de abril de 2020. Já para as micro, pequenas e médias empresas, o período transitório só terminará a 31 de dezembro de 2020.

 

De fora da presente Diretiva ficam apenas os contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

 

A sua empresa está preparada?