Dívidas de clientes? Saiba como proteger o seu negócio

Os seus clientes tardam a pagar e, por isso, a saúde financeira do seu negócio fica instável?

As dívidas de clientes são um dos principais entraves à fluidez de tesouraria das pequenas empresas – e uma das grandes ameaças ao futuro dos negócios de menor dimensão, que estão mais dependentes destas entradas de dinheiro do que as grandes empresas.

Saiba que não está sozinho nesta dificuldade. Um relatório da Comissão Europeia dá conta de que 47% das microempresas europeias identificam os pagamentos em atraso como um obstáculo ao seu negócio. E essa mesma instituição europeia sublinha que “todos os anos, na Europa, milhares de pequenas e médias empresas entram em falência à espera que as suas faturas sejam pagas”.

Para contrariar este cenário – e proteger a sua empresa do risco financeiro – é importante saber como gerir, da melhor forma, os pagamentos em atraso dos seus clientes e ter ferramentas que lhe permitam gerir e controlar, ao detalhe, as dívidas existentes.

Prevenir é o melhor remédio: a fatura faz a diferença

Dê atenção à forma como emite as suas faturas para prevenir possíveis atrasos no pagamento, logo desde o início.

É importante, por exemplo, que inclua o prazo de pagamento de forma clara. Esta data é um incentivo a que a sua fatura seja paga atempadamente. Além disso, inclua na fatura diversos meios de pagamento (caso seja possível) para facilitar a operação, como é o caso de referências Multibanco. Leia também o artigo “Como criar uma fatura perfeita para os seus clientes” para outras sugestões e dicas na emissão de faturas.

Adote formas mais imediatas de emissão e envio das suas faturas – num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico –, que lhe garantam uma maior celeridade no recebimento dos seus clientes, O envio, o recebimento e a leitura da fatura são transações transparentes e documentadas e, com a desburocratização do processo, aumenta a probabilidade de receber e até de forma mais imediata.

Se o cliente tiver dificuldades no pagamento do valor total em causa, avalie a possibilidade de dividir o montante em prestações. Esta estratégia pode ser particularmente importante quando se trata de clientes habituais, com um bom histórico de pagamentos, que interessa manter.

Automatize processos – e ganhe controlo

Mesmo com faturas claras, haverá sempre clientes cuja cobrança é difícil. Para que consiga gerir estas dívidas de forma precisa, sem prejudicar a atenção dada às tarefas principais do seu negócio, é importante automatizar processos. Só assim vai conseguir estar sempre alerta, sem perder tempo.

De que forma? O software de gestão dá aqui uma ajuda preciosa. Isto porque, com as ferramentas certas, é possível controlar automaticamente as dívidas dos seus clientes.

Uma gestão automática de dívidas permite-lhe definir um prazo específico de dias “autorizados” após a data de vencimento da fatura (em clientes específicos), mas também bloquear a emissão de novas faturas e outros documentos enquanto essas dívidas não forem regularizadas. Desta forma, o software protege-o automaticamente de aumentar a sua exposição financeira a um cliente em dívida – sem que precise de se lembrar, a cada momento, de quais são os clientes com uma dívida não-regularizada.

Como fazer a gestão de dívidas de clientes no Drive FX?

O Drive FX permite-lhe controlar, de forma automática, as dívidas dos clientes que excedam a data de vencimento das faturas.

Basta que, na configuração dos documentos de faturação (faturas e dossiers internos), ative a opção “Controla dívidas com idades acima do limite máximo” e defina quais os clientes em que este controlo automático se aplica.

 

Porque nem todos os clientes são iguais – e é importante fazer um controlo personalizado – poderá definir, para cada cliente, qual o limite máximo permitido de dias em atraso para o pagamento. Esta definição é feita na própria ficha de cliente.

Em caso de pagamentos por regularizar fora do limite definido, o Drive FX protege-o de emitir novas faturas para o cliente em dívida. O aviso é dado automaticamente (no ecrã) quando escolher esse cliente na emissão de uma nova fatura. Simples e com controlo total.

O controlo automático de dívidas de clientes é uma funcionalidade do Drive FX exclusiva dos planos Pro e Expert.

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