Controlar o acesso à informação para gerir melhor o seu negócio

Gerir um negócio necessita sempre de acesso a informação. Tomar decisões, sejam elas do dia-a-dia ou de maior importância, implica sempre estar munido de informação que sustente a decisão. Tal como reunir análises sobre o negócio ou poder aceder facilmente às snapshots que dão informações sobre o mesmo, o controlo do acesso à informação é também muito importante para as empresas. Ter muita informação disponível ao mesmo tempo pode, por vezes, ser um fator de distração e dificultar o trabalho dos colaboradores. Para além disto, diferentes pessoas da mesma empresa têm também diferentes necessidades de informação.

O que é uma informação importante para o gestor da empresa, pode ser uma completamente desnecessária e irrelevante para os restantes colaboradores desempenharem o seu trabalho. E se para muitas empresas o controlo de acesso à informação pode ser apenas uma escolha de gestão, para outras pode mesmo ser uma exigência no que à confidencialidade de dados diz respeito. A dimensão da empresa tem também influência, uma vez que à medida que as empresas crescem, cresce também a necessidade de controlar o acesso à informação.

Essencial para o sucesso de uma empresa, o acesso à informação deve ser gerido com especial atenção. O Drive FX permite garantir que cada colaborador, em função das suas necessidades e responsabilidades dentro da empresa, tem acesso às ferramentas de que precisa. Controlar, desta forma, o acesso à informação permite aumentar a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, o desempenho das empresa. No Drive FX é possível restringir o acesso a áreas especificas do software, ganhando controlo sobre a informação que cada colaborador pode ver e modificar. Dependendo do plano, o controlo de acessos pode ser mais ou menos rigoroso.  

 

Controlo de acesso simples

 

Para diferentes cargos dentro de uma empresa existem diferentes necessidades de informação. Mais do que ocultar informações aos colaboradores, controlar o acesso destes às diversas áreas dentro do software, permite aumentar o foco de cada um deles na sua função. Se, por exemplo, para o gestor da empresa o acesso às análises é essencial, para o responsável de vendas é possível que baste ter acesso apenas a informações relacionadas com as vendas e os artigos. Os planos Grow e Star permitem definir utilizadores diferentes e escolher as áreas a que cada um destes utilizadores pode aceder. Ao restringir o acesso por áreas consoante os utilizadores, mesmo colaboradores que utilizem o mesmo computador para aceder ao Drive FX vão poder visualizar apenas as informações que são necessárias para si. O POS é um excelente exemplo de uma funcionalidade que necessita de ter controlos de acesso. O mesmo dispositivo de POS é, geralmente, acedido por diversos operadores, devido à rotatividade de colaboradores de frente de loja e aos diferentes turnos. Ao implementar controlos de acesso simples, é possível fazer um melhor acompanhamento do estado do negócio. 

 

Controlo de acesso avançado

 

Aceder de forma simples a dados importantes é crucial para o sucesso das empresas. Quanto maior for a empresa, maior é também a quantidade de informações sobre a mesma e, tão importante como ter informação, é saber distinguir a que nos interessa da que é acessória. O controlo de acesso avançado compreende ainda uma realidade que pode interessar às empresas. Por vezes é importante ter acesso a determinadas informações, o que não significa que se possa fazer alterações nas mesmas. Os planos Pro e Expert permitem que, para além de selecionar quem pode ou não consultar determinadas informações, se possa escolher quem pode editar essas mesmas informações. Isto significa que, alguns dos utilizadores do software podem ter acesso a consultar as informações, sem que possam efetuar qualquer alteração nas mesmas. Este controlo de acesso mais rigoroso é uma excelente opção, sobretudo, para as empresas de maior dimensão.

 

Controlar o acesso à informação é, mais do que uma questão de restrição, uma questão de organização. Manter o acesso de cada um organizado consoante as reais necessidades da função, contribuí para aumentar o foco no que realmente importar e, claro, o desempenho da empresa.