Como fazer um inventário e comunicá-lo à AT?

A um mês da obrigatoriedade de comunicação eletrónica do inventário das empresas à Autoridade Tributária,  compilámos a informação chave sobre o tema, e o resultado é um guia, passo a passo, que pretende clarificar todas as suas dúvidas.

Antes de avançarmos para as questões práticas, que vão permitir-lhe agir em conformidade com as normas fiscais estabelecidas, há uma pergunta essencial, que é imperativo ver respondida: mas afinal, o que é um inventário? Um inventário é, nada mais nada menos, do que uma listagem dos elementos patrimoniais (e respetivo valor) de uma empresa. Por norma, faz-se no final do ano ou nos primeiros dias do ano seguinte, e tem como objetivo contabilizar os ativos – armazenados para venda no decurso da atividade empresarial (mercadorias), em processo de produção para tal venda, ou na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços – de qualquer negócio.

Esta obrigatoriedade de comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) através de um ficheiro informático existe desde 2015 – com a aprovação do Orçamento de Estado desse ano, foi adicionado o ponto 3º-A ao Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto –, e foi criada pelo Governo com o intuito de combater a evasão e a fraude fiscal. A não comunicação deste inventário constitui uma contraordenação grave sujeita a coima, que pode variar entre os 200 e os 10 mil euros. Para evitar incorrer em multa, o melhor mesmo é ler o guia.

#1 Que empresas têm de comunicar inventários à AT?

Esta medida abrange todos os sujeitos passivos singulares ou coletivos que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português; que disponham de contabilidade organizada; estejam obrigados à elaboração de inventário; e, no ano anterior ao da comunicação, tenham tido um volume de faturação superior a 100 mil euros (empresas com faturação igual ou inferir estão, desta forma, excluídas da obrigação).

#2 Como devo proceder se não tiver existências a comunicar?

Caso a sua empresa esteja sujeita à norma que obriga à elaboração de inventário, mas não tenha existências a comunicar, tem de declarar esta ausência no portal e-fatura através da seleção da opção “Não possuo existências”.

#3 Até quando posso comunicar o meu inventário?

Se o período de tributação da sua empresa coincidir com o ano civil, deve entregar o ficheiro de inventário de existências de 2019 até ao dia 31 de janeiro de 2020.

No caso de não coincidir, deve comunicar o inventário até ao final do mês seguinte à data a que respeita o período do término, ou seja, se o período de tributação tiver tido início no dia 30 de março de 2019, o inventário deve ser comunicado à AT até ao dia 31 de abril de 2020.

#4 Onde e como comunicar o meu inventário?

A comunicação do inventário de existências é feita no site e-fatura, e é efetuada através do envio de um ficheiro que pode assumir um dos seguintes formatos: texto ou XML. Em função do formato eleito, há regras específicas que devem ser cumpridas e que pode ver detalhadas nos artigos 5.º e 6.º do Diploma-Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro.

De ressalvar que, sempre que há uma comunicação de inventário, a AT interpreta-a como a final, substituindo qualquer ficheiro que tenha sido submetido anteriormente. Da mesma forma, se tiver mais do que um ficheiro para submeter (caso, por exemplo, de entidades que gerem stocks em diferentes sistemas), deve submetê-los ao mesmo tempo, para que o sistema os agrupe e valide. 

#5 O que deve ser comunicado?

Como elementos obrigatórios da comunicação, destaque para o número de identificação fiscal, para o período de tributação do inventário, para a data de referência do inventário (deve corresponder ao fim do período de tributação) e para o ficheiro com tabela de inventário, com identificação de cada produto segundo a estrutura de informação da AT – ver artigo 2.º do Diploma-Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro para consultar os detalhes. Os artigos que à data do inventário não existirem em stock (por estarem esgotados, por exemplo), não precisam de constar do ficheiro.

#6 Como é que o Drive FX pode ajudar-me neste processo?  

Ter um software de gestão online é beneficiar do conforto de agir em conformidade com as obrigações legais, usufruindo de ferramentas como o “inventário físico”, que facilita a gestão, contagem e lançamento dos movimentos de stock, de forma a regularizar o stock existente na sua empresa. E na hora de ter de comunicar o seu inventário à AT, vai agradecer ter essa informação atualizada, garantia de que vai despender muito menos tempo a realizar esta obrigatoriedade.

  • Como lançar inventários no Drive FX?

Para aceder ao ecrã de Inventário Físico, clique no menu presente na barra cinzenta da aplicação, selecionando, por esta ordem, as seguintes opções: “Configurações”, “Empresa” e “Inventário Físico”.

Estará, nessa altura, em condições de iniciar a tarefa de criação de inventários, bastando, para isso, clicar em “Introduza Inventário”; atribuir um título ao inventário no campo “Descrição”; selecionar o armazém onde está a efetuar a contagem; preencher a “Data e Hora” do Inventário; adicionar os artigos linha a linha (ou vários ao mesmo tempo, clicando no botão “Pesquise”); e, por fim, colocar os valores do stock existente na coluna “Quantidade”.

Simples, não?

Lançamento de inventário no software de gestão online Drive FX
  • Como exportar o ficheiro de inventário no Drive FX?

Caso tenha o plano Star, Pro ou Expert do Drive FX e queira comunicar o seu inventário à AT, basta aceder ao menu localizado no canto superior direito do seu ecrã, clicar em “Reporting”, opção “Comunicações ao Estado”, e escolher “Inventários”.

De seguida, só tem de preencher o ano fiscal (ano a que se refere o inventário), indicar a data de fim do exercício (corresponde ao período final de tributação) e, no caso de ter armazéns que não pretenda incluir no ficheiro (o intuito é apenas incluir aqueles que reflitam stock de vendas), deve excluí-los.

No final, e antes de descarregar o ficheiro (pode, em alternativa, enviá-lo por e-mail) pode visualizar a lista como o inventário no ecrã, clicando na opção “preveja o ficheiro”.

Comunicação de inventário no software de gestão online drive fx