6 razões porque a sua associação precisa de um software de gestão

Para lançar uma associação, uma ONG ou uma fundação é preciso ter paixão e uma vontade gigante de mudar o mundo. No entanto, nem toda a boa vontade pode ser suficiente na altura de assegurar a gestão diária da sua entidade sem fins lucrativos – sobretudo se quiser que a sua organização evolua, se profissionalize e se torne autossustentável.

Só com planeamento e rigor é que conseguirá cumprir as tarefas quotidianas que a sua associação implica. E, sobretudo, cumpri-las de forma eficaz, em pouco tempo e sem desperdício de recursos, para que se possa dedicar ao que realmente importa: a missão da sua entidade.

Nesta perspetiva, pode ser útil encarar a gestão de uma entidade do Terceiro Setor como se fosse a de uma empresa. De que forma? Com uma visão mais rigorosa e com o apoio de ferramentas robustas de gestão. É aqui que pode contar com a ajuda do software de gestão: para revolucionar o dia a dia da sua organização.

Como é que o software pode melhorar a gestão diária de uma associação?

#1 Simplificar e automatizar tarefas administrativas

Numa organização não-lucrativa todos os recursos contam e podem fazer a diferença. Por isso, é essencial que o financiamento e as pessoas disponíveis sejam alocados às atividades principais da entidade. Um software de gestão pode ajudá-lo em tarefas administrativas que roubam tempo precioso, como faturação de quotas, gestão de associados, envio de newsletters para os seus contactos ou gestão de tesouraria.

#2 Mais rapidez no processamento de pagamentos

Há um motivo simples que faz com que as empresas recorram frequentemente a ferramentas de gestão: é muito mais fácil e rápido processar pagamentos, faturas e outros documentos da vida contabilística da organização. As vantagens são semelhantes para organizações do Terceiro Setor: deixa de perder tanto tempo com o processamento de pagamentos de quotas, lançamento de documentos para pagamento por multibanco ou emissão das declarações para efeitos de IRS dos seus doadores. O software faz isso por si.

#3 Gestão mais ágil dos registos dos associados

O software também ajuda a sua associação a gerir melhor os registos de associados, com maior versatilidade. Além de organizar os registos, é possível filtrar a base de associados por características específicas, o que ajuda a segmentar a comunicação e a ter um perfil mais exato – em segundos – das pessoas que apoiam a sua entidade.

#4 Maior organização dos pagamentos recebidos, para uma melhor saúde financeira

À medida que o número de associados sobe, torna-se mais complicado gerir manualmente quem tem as quotas em dia e quem ainda não fez o pagamento devido. O software ajuda-o a centralizar e simplificar toda a gestão de pagamentos. Em poucos segundos, consegue obter informação dos sócios que têm quotas e joias pagas – e dos que estão em falta. Para alavancar as finanças da sua entidade, o software também o ajuda a enviar a informação do valor em falta aos associados que não pagaram.

#5 Menos tempo a gerir reuniões

Agora que já tem os seus registos de sócios organizados, também a gestão de reuniões se torna mais simples com o apoio de um software de gestão.  Envie rapidamente e-mails personalizados de convocatórias para reuniões e assembleias, consulte as atas de reuniões em qualquer dispositivo e deixe de perder tempo com burocracias.

#6 Melhoria da imagem externa

A profissionalização da sua associação tem impactos positivos junto dos seus associados – e dos restantes stakeholders. Detalhes como a personalização das faturas com o logo da sua entidade ou e-mails regulares aos seus associados para convocatórias ou comunicação de valores de quotas passam uma imagem de profissionalismo, rigor e transparência para o exterior. Com isso, a sua entidade ganha credibilidade e os associados tornam-se mais envolvidos com as suas ações e atividades.

Apoie a gestão da sua Associação com o Drive FX

O Drive FX disponibiliza-lhe uma solução de gestão online específica para Associações – acessível a partir de qualquer lugar. Acabe com as complicações na gestão de quotas e no processamento de pagamentos. E deixe de perder tempo desnecessário na marcação de reuniões e na comunicação com associados.

Esta é uma solução exclusiva para acabar com complicações e perdas de tempo, através de funcionalidades pensadas para as especificidades do Terceiro Setor:

  • Registe os sócios de forma organizada. Veja facilmente quem tem as quotas em dia.
  • Defina as quotas e processe-as por sócios ou por grupo de sócios relacionados.
  • Defina e consulte a ordem de trabalhos, conclusões e atas das reuniões e assembleias de forma centralizada.
  • Envie emails personalizados para manter os seus associados informados em datas chave e convocá-los para reuniões e assembleias.
  • Lance de forma rápida documentos para pagamento por multibanco, válidos legalmente e juridicamente.
  • Emita as declarações para o IRS dos seus doadores de forma rápida e direta.
  • Tenha a informação de donativos pronta para o Modelo 25 da AT.

Descubra aqui todas as vantagens da solução Gestão de Associações.

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