5 truques para mudar de software de gestão sem problemas

“O homem é um animal de hábitos” Charles Dickens

A rotina profissional é composta por pequenos hábitos que nos levam a agir quase por instinto. Isto acontece tanto na vida pessoal como nos negócios, qualquer que seja a área de atividade ou função desempenhada.

No caso concreto das soluções relacionadas com a faturação e gestão, por se tratarem de processos complexos, é natural que sinta alguma resistência mental. Não é invulgar conhecerem-se casos de profunda insatisfação com a ferramenta que se utiliza no dia a dia, mas a simples perspetiva de mudar a forma como trabalha, ou a possibilidade de se verificar um decréscimo de produtividade, faz-nos imediatamente ser adversos à mudança.

Se se identificou com este último parágrafo, se já ponderou inclusive em mudar a solução com que fatura, gere stocks, faz as encomendas e outras ações de gestão, descubra aqui pequenas dicas que lhe permitirão ultrapassar a mudança, sem ter hipotecar o crescimento do seu negócio.

1. Olhe para a frente

Está decidido, vai mudar de software de gestão. O que tem atualmente já não se adapta às suas exigências.

Aproveite esta oportunidade para pôr em perspetiva o futuro do seu negócio. Pense onde quer chegar daqui a uns anos e pondere se a aplicação pode crescer com as suas necessidades.

Não se foque apenas nas áreas que utiliza hoje e pense no que pode vir a precisar no futuro. Pense quais são as funcionalidades que, embora não precise de momento, sabe que um dia lhe vão permitir um crescimento sustentável e integrado.

Para recolher esta informação, fale com outras pessoas dentro e fora do seu negócio. Pergunte-lhes quais são as suas rotinas, que dificuldades têm sentido, o que lhes faz falta para serem mais produtivos.

Aproveite a “boleia” da mudança para encontrar soluções inovadoras, que lhe garantam mobilidade e que correspondam às suas expetativas de desenvolvimento.

2. Conheça a sua realidade

Por vezes, realizamos as nossas tarefas de forma tão automática que acabamos por nos perguntar se efetivamente as fizemos. É por isso que antes dar início ao processo de mudança, é importante conhecer e dominar todos os processos que, direta ou indiretamente, são feitos com a ajuda da atual aplicação.

Se não tem estas tarefas listadas, comece por descrever o âmbito de cada ação, quem as executa e como são realizadas. Esta abordagem permite-lhe não só garantir a 100% que vai mudar para uma ferramenta equiparada, mas também o vai ajudar nos testes que vai efetuar aos novos softwares.

É por isso bastante recomendável que experimente as soluções antes de se comprometer com uma delas. Mas ao experimentar não se fique apenas por “carregar nuns botões”. Garanta que essa experiência é próxima da sua realidade. Importe alguns dos seus clientes, fornecedores e artigos e realize, do princípio ao fim, os processos mais críticos para o seu negócio.

3. Encontre a “janela de oportunidade”

Nesta fase já listou os processos, já experimentou a nova solução e está pronto para mudar de software.

Está cheio de entusiasmo e já só quer começar com a nova ferramenta. Segure por momentos esta energia e pare para pensar na melhor altura para o fazer. Tudo o que quer é que esta mudança se realize em perfeita sintonia com as suas atividades internas e com os negócios que estão a decorrer.

Comece por identificar o ciclo mais calmo e mais conveniente para as diferentes áreas. Neste caso concreto, o de uma solução de gestão, antes de começar considere qual é o período crítico da sua faturação. Por norma, o final do mês é a altura menos aconselhada, mas cada caso é um caso.

Em suma, antes de iniciar a mudança, olhe para o seu negócio como um todo e certifique-se que conhece bem o seu fluxo.

4. Não comece do zero

Agora que já sabe quando vai mudar, já pode começar com os preparativos. Se mudar para uma solução na Cloud tem pouca coisa com que se preocupar, visto que não tem de instalar nada e pode começar logo a usar.

Independentemente da solução que escolher, não vai querer começar do zero, pois não? Então, a primeira (e quase única) tarefa será o ajuste do novo software à sua realidade.

Comece por importar os seus atuais clientes, fornecedores, artigos e movimentos de conta-corrente e poderá logo iniciar as suas atividades de compra e venda.

Sugerimos que, depois de importar, guarde toda a informação que acabou de migrar. É nas mudanças que “arrumamos a casa” tornando-se na altura ideal para fazer backups destes dados.

5. Aprenda com as sugestões

A mudança de tecnologia traz consigo novas formas, cores e botões. Nesta fase tudo é novidade. Aceite com naturalidade que, nestes primeiros momentos, não vai executar as tarefas com a mesma precisão. Mas nesta fase não se preocupe com a rapidez. Procure antes compreender a nova linguagem visual que tem pela frente.

Não tenha receio de explorar a nova aplicação e de “circular” para lá das ações normais. Pode ter a certeza que a sua curiosidade inicial lhe trará vários benefícios futuros.

Partilhe as suas descobertas com os seus colegas e peça-lhes para fazerem o mesmo consigo. Aproveite a “onda da novidade” e deixe que entusiasmo cresça.

Os vídeos de formação são, sem dúvida, outra forma simples e prática de aprender. Algumas destas novas aplicações já têm áreas de formação “online” e inteligência para lhe sugerir tutoriais relacionados com as ações que realiza no software.

 

Como vê, mudar de software de e gestão não tão assustador como parece, basta apenas que tenha um plano de ação.