4 respostas essenciais sobre Guias de Transporte

Enviar e transportar mercadorias são atividades rotineiras da maioria das empresas. No entanto, esta operação simples exige cuidados de documentação e comunicação às autoridades. Sabe em que casos precisa de uma guia de transporte e quais os procedimentos necessários? Tome nota da resposta às dúvidas mais frequentes.

1. O que é uma guia de transporte?

Uma guia de transporte é um documento legal para acompanhar bens em circulação em território nacional, que possam ser objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA. Estas guias devem ser comunicadas à Autoridade Tributária (AT) antes do início do transporte.

2. O que precisam conter as guias de transporte?

As guias de transporte devem conter os dados normais do remetente e do adquirente dos bens, nomeadamente, nomes, firma ou denominação social, domicílios ou sede, e números de identificação fiscal de ambos. Devem também mencionar que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, caso se verifique. Por fim, é também necessário que contenha a designação comercial dos bens, respetivas quantidades, locais de carga e descarga, assim como a data e a hora a que se inicia o transporte.

guias transporte 1

3. Quais os procedimentos para a sua criação e comunicação?

Para criar uma guia de transporte, existe no Drive FX uma área especifica para esse efeito. Bastará aceder a Vendas > Faturação > Guias. Após a sua criação (tendo sempre em conta as obrigatoriedades anteriormente referidas), é necessário comunicá-la à AT.

A comunicação pode ser efetuada de diversas formas:

  • Por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa de Faturação Eletrónica, utilizando um webservice disponibilizado pela AT;
  • Através do envio do ficheiro SAF-T (PT), recorrendo à aplicação disponibilizada no Portal das Finanças;
  • Através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte, utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação.

Para o pode fazer de forma automática, deverá utilizar o webservice disponibilizado pela AT. Para isso, é necessário aceder a Configurações > Aplicação > Parâmetros e procurar por Service. Surgirão as opções de configuração do webservice, onde deverá ativar a preferência por este modo de comunicação, colocando também o nome do utilizador e a respetiva password.

parametros

Após preencher corretamente estes dados, a comunicação das guias à AT será feita automaticamente quando criar novos documentos.

Caso pretenda fazer a comunicação de forma “manual”, deve aceder a Reporting > Comunicações ao Estado > Documentos de Transporte à AT. É neste local que deverá não só exportar o ficheiro a submeter à AT, como também importar posteriormente o ficheiro de resposta, de modo a obter os respetivos códigos para as Guias.

comunicação at

A boa receção do código de identificação atribuído pela AT substitui o documento em papel não sendo assim necessário imprimir a guia. Basta, para isso, que quem fizer o transporte da mercadoria saiba informar as autoridades qual o código respetivo desse transporte.

4. Quais os cuidados a ter em conta nas impressões?

  • Pode substituir a guia de transporte por uma fatura, desde que a fatura indique os locais de carga e descarga e a data e hora do transporte. Sendo utilizada a fatura como documento de transporte, a mesma deve ser impressa em triplicado e deve acompanhar os bens durante o seu transporte. De salientar que uma fatura simplificada não serve para este fim, visto que não contém os dados obrigatórios referidos no inicio (locais de carga e descarga, data e hora de inicio do transporte, etc.).
  • Em situações que seja emitido um documento de transporte global (quando o destinatário dos bens não é conhecido no momento da saída dos bens), o mesmo também deverá ser impresso.
  • No caso de não ser possível obter o código de identificação atribuído pela AT por inoperacionalidade do sistema informático antes de iniciar o transporte, deverá imprimir a guia de transporte juntamente com a impressão de comprovativos em como não foi possível obter o código. Isto para que possa justificar às autoridades, em caso de inspeção.
  • Por fim, todos os sujeitos passivos com volume de negócios superior a 100 mil euros são obrigados a comunicar os documentos de transporte, seja por comunicação eletrónica de dados, seja através de serviço telefónico. Se é esse o seu caso, conte com o Drive FX para o ajudar a comunicar as suas guias de transporte automaticamente, ou por SAF-T.