20 palavras que o ajudam a conhecer o seu software de gestão

A expressão “software is eating the world” faz hoje mais sentido do que nunca. A transformação digital está a alterar a natureza da gestão e das empresas e, neste cenário real, há muito que o software ganhou o dom da palavra.  É ele que permite às empresas antecipar e serem mais rápidas, para responderem de imediato e de forma mais competitiva aos desafios diários impostos pelo mercado.

Ter um negócio é sinónimo de mil preocupações ao mesmo tempo –  enviar faturas, fazer encomendas, controlar o stock, estar atento aos movimentos do seu dinheiro e ainda arranjar tempo para tomar decisões –, e é por isso que ter um software de gestão deixou de ser uma questão de vantagem para se tornar num fator de sobrevivência.

A tecnologia é, atualmente, presença obrigatória no dia a dia de qualquer empresa, e o aparecimento de novos termos e tendências é proporcional ao desenvolvimento da própria área tecnológica: “à velocidade da luz”. Quão bem conhece o seu software de gestão? Preparámos um glossário e está na hora de testar conhecimentos.

#1 Add-on

Extensões de software de gestão que pode adicionar à solução que subscreveu, com o objetivo de complementá-la à sua medida.

#2 Application Programming Interface (API)

Interface programática que permite integrar várias aplicações, por exemplo um programa de faturação com uma loja online.

#3 Backup

Sistema de reprodução de dados em cópias de reserva para prevenir a perda em caso de danificação ou destruição.

#4 Bug

Erro ou falha na execução de um programa, que prejudica ou inviabiliza o seu funcionamento.

#5 Computação na nuvem (Cloud)

Utilização de armazenamento em servidores compartilhados e interligados por meio da Internet.

#6 Customer Relationship Management (CRM)

Gestão do relacionamento com o cliente. Com uma solução de CRM é possível obter uma visão global dos seus clientes e potenciais clientes, dos pontos de interação com todas as áreas da empresa, independentemente da posição no ciclo de vida do cliente. Ao alargar a visão do cliente a todos quanto necessitem dela internamente, torna a experiência do próprio cliente com a sua organização numa fonte de excelência e satisfação.

#7 Database

Coleção de informação relacionada entre si, à volta de um determinado tema ou domínio. Serve para gerir vastos conjuntos de informação, de forma a facilitar a organização, manutenção e pesquisa de dados.

#8 Ficheiro SAF-T-PT

Documento digital em formato XML que reúne a informação fiscal e contabilística de uma empresa referente a um período específico de tempo.

#9 Gestão por lotes

Um lote é um grupo composto por várias unidades de um mesmo tipo de artigo, que costumam ser fabricados em série e com base nas mesmas condições, nomeadamente, no mesmo período, e com as mesmas características (materiais, forma, componentes, etc.). Habitualmente, os lotes são identificados com número individual e único, para que a gestão possa ser feita tanto na venda, como na compra. Desta forma, em caso de avaria/fim de data de validade é possível saber quais os artigos passíveis de apresentarem o mesmo problema.

#10 Guia de transporte

Documento legal que deve acompanhar bens em circulação em território nacional, que possam ser objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA. Estas guias devem ser comunicadas à AT – por transmissão eletrónica em tempo real, através do envio do ficheiro SAF-T-PT ou através de emissão direta no portal das finanças – antes do início do transporte.

#11 Informação Empresarial Simplificada (IES)

Medida criada no âmbito do plano Simplex, que consiste na agregação de diversas obrigações declarativas num só envio eletrónico.

#12 Parceiro Certificado

Distribuidores devidamente formados e submetidos a exames para a implementação e apoio pós-venda de soluções a clientes.

#13 POS Móvel

POS é a sigla usada para designar ponto de venda, isto é, o local onde o cliente paga as suas compras. Aos poucos, os tablets (POS móveis) estão a substituir os POS tradicionais e a revolucionar a qualidade do serviço no sector. Com um POS móvel, é possível levar o seu negócio para qualquer lado (mobilidade), o serviço torna-se mais ágil, melhora a costumer experience e ainda poupa, já que pode criar um POS a partir de qualquer telemóvel ou tablet (não tem de investir em equipamento nem software, exigidos pelos sistemas tradicionais).

#14 Produtos compostos

Item que resulta da associação de dois ou mais componentes. Quando vende um computador, por exemplo, está a vender um artigo composto por motherboard, caixa, módulos de memória, ventoinha e ecrã. Em termos de gestão e faturação, é mais ágil gerir um produto composto do que um conjunto de itens isolados, nomeadamente porque é possível otimizar a gestão do inventário logo no momento da faturação (quanto procede à faturação de um computador, o sistema “sabe” que deve dar baixa em stock dos diversos componentes).

#15 RGPD

Diploma Europeu que estabelece as regras referentes à proteção, tratamento e livre circulação de dados pessoais de pessoas singulares em todos os países membros da União Europeia. Surgiu com o objetivo de reforçar a Proteção de Dados, prevista no art.º 8.º da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, e harmonizar a legislação existente nos Estados-Membros, criando as bases para o mercado único digital.

#16 Software certificado

Software que obedece a um conjunto de regras para a emissão de faturas. Através da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, a Autoridade Tributária (AT) regulamentou pela primeira vez o processo de certificação dos programas informáticos de faturação, definindo um conjunto de regras técnicas a observar pelas empresas produtoras de software de gestão que emitam documentos de faturação. Com esta portaria, a lei obriga a que todas as empresas que emitam faturas o façam através de software certificado.

#17 SaaS

Modelo de oferta de software em que a aplicação está num servidor e chega a si como um serviço na Internet.

#18 Trial

Período de teste gratuito que possibilita experimentar uma solução por tempo determinado, sem compromisso. Uma oportunidade única para perceber o funcionamento do software e testar as funcionalidades dos planos que mais lhe interessam, avaliando se o mesmo responde positivamente às reais necessidades do seu negócio.

#19 User Experience (UX)

Toda a experiência e relação que o utilizador desenvolve com um interface/plataforma. A User Experience foca-se em aspetos que vão para além da facilidade de interação do utilizador. Esta disciplina, em permanente evolução, procura otimizar a experiência dos utilizadores com as páginas, desde o primeiro contacto.

#20 User Interface (UI)

Um tipo de interface que permite aos usuários controlar um aplicativo de software ou dispositivo de hardware. Uma boa interface proporciona uma experiência user-friendly ao utilizador, permitindo-lhe interagir com o software ou hardware de forma intuitiva.